U radu s klijentima na poslovima zaštite osobnih podataka (GDPR), sami klijenti shvatili su da izuzetno lijepo poslože cjelokupno poslovanje. Kako dokumentacijom tako i samom organizacijom posla i pojednostavljenjem samih rutinskih procedura u svakodnevnom radu.
Međutim, pri radu na poslovima zaštite podataka, iznikne puno neriješenih stavki kojih ni sami poduzetnici nisu svjesni, a na koje inspekcije itekako računaju (npr. radna, tržišna i ostale). U moru silnih propisa, teško je sve ispoštovati i uopće znati sve obaveze koje imamo.
Tako je, i uz najbolju volju, teško pratiti prenormiranost poduzetničkog rada i života. No, pravodobna spremnost na potencijalni dolazak inspekcije rada značajno smanjuje stres u tom procesu.
“Fali” ti jedan papir
Često se pojavljuje i osjećaj da možda postoji još neka stara ili nova obaveza za koju poduzetnici nisu čuli ili je nisu svjesni da uopće postoji. Primjerice, to da ormarić za lijekove mora biti pod ključemili da je potrebno postaviti naljepnicu „zabranjeno snimanje“ u određenim slučajevima. Čest je i slučaj tzv. FT1P („fali ti jedan papir“), a što je inspekcijama uvijek zanimljivo za punjenje državnog proračuna.
Kako bi se olakšao ovaj dio poslovanja i eventualni dolazak inspekcije rada, tako se kod klijenta provodi analiza cjelokupnog poslovanja. To se radi na način da se utvrde djelatnosti (dokumentacija ovisi i o opsegu registriranih djelatnosti), „prevrte“ papiri, pregledaju web stranice, ispravljaju greške, pronalaze rupe te se savjetuju bolja rješenja. Često se i postavljaju ona koja do tada nisu niti postojala (razni akti, izjave, odluke i slično, sve prema zakonima kojih je nemali broj).
Koje dokumente morate imati
Svakako je dobro imati Ugovore o poslovnoj suradnji ako s određenim poduzetnikom imate kakav dugoročni poslovni odnos. Tako imate temelj za izdane fakture ako ih je više u određenom periodu (što obično porezna inspekcija i traži). Nadalje, uređen web shop s pravilima ponašanja, savjetima korisnicima, predugovornim obavijestima i potrebnim „sitnicama“ na istom jako lijepo prolazi kod tržišne inspekcije.
Odgovornost se pokazuje i izradom internih akata sukladnim npr. Zakonu o sprječavanju pranja novca i financiranju terorizma (ako se bavite djelatnošću koja isti zahtijeva). Također i Zakonu o fiskalizaciji u prometu gotovinom (ako radite s gotovinom) ili Zakonu o računovodstvu glede likvidature isprava.
Posebno treba pripaziti i kod posjedovanja sve relevantne dokumentacije za radnu inspekciju, koja se obično sastoji od puno sitnih odluka, evidencija i sličnog. Bitno je imati i Pravilnik o radu ako zapošljavate više od 20 radnika. Također, Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, krenule su i inspekcije u vezi zaštite osobnih podataka te je dosta bitno imati uređen i ovaj pravni i tehnički dio poslovanja.
Pravo na naknadnu dostavu dokumenata
Inspekcijama nije nužno odmah dati sve papire na uvid. Naime, uobičajeno je da određena inspekcija ostavi rok od 3-8 dana za dostavu određene dokumentacije. Tako uvijek postoji mogućnost naknadne dostave, ako niste u mogućnosti odmah pronaći određeni dokument (moguće se nalazi u arhivi ili kod knjigovođe, informatičara i slično). Svakako treba pripaziti da se rok ne premaši, a što je on kraći time pokazuje odgovorno ponašanje te da zaista određeni dokument i imate (i da ga niste naknadno izrađivali).
Često se u tom pregledavanju shvati da postoje i dužnici poduzetniku, da neke stvari treba ažurirati, neke više ne vrijede, pojedine samo postaviti na noge, isprintati, ovjeriti i spremiti u registrator, a neke kontinuirano voditi.
Kada sve to klijenti jednom osvijeste, provedu i pridržavaju se napravljenog imaju osjećaj postignuća i sigurnosti. Također se i rješavaju osjećaja bojazni koja se veže uz dolazak inspekcije rada te ostalih inspekcija i visokih kazni. Na taj način nemaju osjećaj “preznojavanja” prije odlaska na ročište, jer je jedna od inspekcija našla da nisu imali baš taj jedan papir!
Autor: odvjetnica Svetlana Marohnić, [email protected]
Foto: Pixabay
