Jedna od najznačajnijih promjena u računovodstvenoj djelatnosti je digitalizacija. Računovodstvo u oblaku, briljantni algoritmi i AI tehnologija čine računovodstvo bržim i preciznijim. Digitalizacija donosi ogromne prednosti vezano uz način na koji računovođe obavljaju svoj posao. Za početak, omogućuje računovođama da bolje reagiraju na potrebe svojih klijenata.
Ali ide dublje od toga.
Tehnologija je nezaobilazna u poslu i životu
Digitalizacija računovodstva ima moć revolucionarizirati način poslovanja svih tvrtki. Za deset godina papirnate potvrde i kutije za cipele s dokumentima bit će samo relikti prošlosti. U 2023. svatko ima pristup jedinstvenoj i snažnoj tehnologiji. Jednostavnost i dostupnost tehnologije nastavit će oblikovati naše osobne i profesionalne živote.
Moderni potrošač je tehnički potkovan. Oni mogu provjeriti bankovne račune i prebaciti novac – sve putem svog telefona pa kada je riječ o poslu, očekuju istu razinu pristupačnosti i izvještavanje uživo.
Žele vidjeti izvješća o svim svojim transakcijama u stvarnom vremenu, prilagođeni tretman i brzu uslugu. Digitalizacija računovodstva je rješenje. Bojni alati koji se nude, osnažuju računovođe i svojim klijentima omogućuju brzu uslugu bez grešaka. Razvoj softvera i oblaka svake godine donosi nove inovacije.
Pročitajte više: Knjigovođa vs računovođa – tko je tko i u čemu je razlika?
Prednosti koje nosi digitalizacija računovodstva
Uz kontinuirana unapređenja, tvrtke mogu iskoristiti prednosti i voditi svoje poslovanje uz maksimalnu učinkovitost. Dobra vijest je da se digitalizacija računovodstva odnosi na tvrtke svih vrsta – bez obzira na industriju ili veličinu. Svatko može iskoristiti prednosti nižih troškova proizvodnje, marketinga i/ili distribucije.
Budući da računovodstveni stručnjaci nastavljaju prihvaćati digitalizaciju računovodstva, pomažu većem broju poduzeća i u ostvarenju rasta. No, koje su konkretne prednosti digitalizacije računovodstva?
Evo pogleda na neke od načina na koje računovođe stvaraju pozitivne promjene u poslovnom okruženju prihvaćanjem digitalizacije:
1. Nude ažurno vođenje knjiga
Za većinu tvrtki, njihove knjige samo su hrpa potvrda o plaćanju smještene negdje unutar nekih ureda i arhiva. S ovakvom vrstom vođenja, računovođi može postati težak zadatak pružiti poduzeću kvalitetne, pravovremene knjigovodstvene usluge i podatke.
No, s digitalizacijom računovodstva priča će biti sasvim drugačija. Računovođa će moći pristupiti svim računima iz jednog oblaka (cloud rješenja). Odavde će biti moguće obavljati sve potrebne poslove, uključujući obračun i podnošenje poreznih prijava.
2. Lakše podnošenje porezne prijave i obrazaca
Američka vlada nedavno je objavila da su sve papirnate porezne prijave trebale biti suvišne već do 2020. te kako su svi trebali u potpunosti prihvatiti digitalne porezne prijave bez papira. Slično je i u EU i Hrvatskoj.
To jednostavno znači da je sazrelo vrijeme da tvrtke i računovodstveni stručnjaci naprave taj pomak. Integracija svih vaših računovodstvenih potreba online osigurava da sve vaše financije rade u jednom kanalu.
3. Smanjeno administrativno opterećenje
Računovođe igraju ključnu ulogu u upravljanju osobljem i plaćama. Korištenjem softvera u oblaku će tu ulogu lakše izvršiti. Pitanja vezana uz evidencije, naknade za godišnji odmor, naknade za bolovanja i dnevnice za putovanja rješavaju se na vrijeme.
Ovo znatno štedi resurse u smislu vremena, troškova rada i radnih sati. Prema provedenoj anketi, gotovo 40% poduzeća svakodnevno biva ometeno administrativnim poslovima. To ostavlja malo vremena za druge ključne aspekte rasta poslovanja.
Međutim, korištenjem digitalizacije računovodstva kritični računovodstveni procesi brzo se reorganiziraju i ažuriraju. Kad ih nema na putu, više vremena i energije može se proširiti na druga važna područja poslovanja.
4. Bolje financijsko predviđanje
Neke odluke koje računovođe donose najbolje je donijeti na temelju informacija uživo. Na primjer, ako se pokušavaju usredotočiti na trendove financijskih ulaganja, rezultati možda neće biti sjajni s ‘ručnim alatima’. Računovodstvo u oblaku daje računovođama konkurentsku prednost.
Mnoge platforme nude financijska predviđanja uživo. Uključuju tržišta dionica, online tržišta novca i tržišta roba. Da bi računovođa napravio najbolju ažurnu procjenu takvih tržišta, mora koristiti digitalno vođenje u oblaku.
Pristup financijskim izvješćima uživo također pomaže u ostvarivanju jasne komunikacije između računovođa i vlasnika poduzeća. Kada svatko ima sve informacije potrebne za donošenje poslovnih odluka, može biti manje natezanja oko toga koja je odluka ispravna.
Računovodstvo u oblaku i upravljanje imaju velik utjecaj na računovođe i način na koji pružaju svoje usluge. Svaka tvrtka koja želi iskoristiti prednosti najsuvremenije tehnologije mora ozbiljno razmotriti digitalizaciju računovodstva. Jednako važno, trebaju odabrati najbolje usluge upravljanja oblakom koje im nudi partner za savjetovanje u oblaku koji ih usmjerava.
5. Prijelaz na savjetodavne usluge
Prava ljepota digitalizacije je ravnoteža između tehnologije i snage mozga. Tehnologija nije spremna (barem ne još) samostalno funkcionirati pa u većini slučajeva još uvijek treba ljudski dodir da bi bila u potpunosti optimizirana. Koristeći se digitalizacijom računovodstva, računovođe otvaraju više mogućnosti za pružanje savjetodavnih usluga svojim klijentima. Tu leži prava vrijednost njihova iskustva.
Oni mogu konzultirati i podržati male tvrtke koje se žele proširiti, steći kapital ili restrukturirati se na način koji tehnologija jednostavno ne može izvesti. Ljudska empatija, iskustvo i mudrost mogu biti katalizator za pomoć malim poduzećima da stvarno napreduju.
6. Poboljšana točnost i učinkovitost
Digitalizacija računovodstva omogućuje računovođama analizu velikih količina podataka, otkrivanje prijevara i pružanje financijskih uvida dosad neviđenom brzinom. Ovo bi mogao biti kamen temeljac umjetne inteligencije i tehnologije u računovodstvu. Korištenjem dostupne tehnologije, možete postići sljedeće:
- Automatizirajte bankovna usklađivanja, unos podataka i obradu faktura
- Brzo analizirajte velike količine podataka, izdvajajući potrebne informacije
- Smanjenje mogućnosti pogreške i brzo hvatanje prijevara
- Omogućite svom timu priliku razumijevanja AI alata kako biste povećali produktivnost i dali zaposlenicima vremena da se usredotoče na zadatke s dodanom vrijednošću.
Pročitajte više: Što vaše financijske navike govore o vama i kako ih poboljšati?
Što digitalizacija može učiniti za vas?
Evo samo kratkog pregleda onoga što tehnologija može učiniti za računovođe.
Računovođe mogu koristiti tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova (OCR) za izdvajanje podataka iz skeniranih dokumenata, kao što su fakture i potvrde, te ih unijeti u računovodstveni softver. Možda već imate pristup ovakvim alatima unutar svog računovodstvenog softvera ili pogledajte najbolji OCR softver 2023.
Algoritmi strojnog učenja mogu kategorizirati troškove i otkriti obrasce prijevare u financijskim podacima. To može uštedjeti vrijeme i otkriti skupe pogreške koje bi mogle naštetiti poslovanju.
Prediktivna analitika može pomoći u predviđanju budućih trendova u prihodima, troškovima i drugim financijskim pokazateljima. To podržava bolje donošenje odluka i poslovni razvoj.
Računovođe mogu izvući ključne informacije i uvide iz ugovora i velikih dokumenata pomoću tehnologije obrade prirodnog jezika (NLP).
S manje tehničke strane, računovođe mogu koristiti chatbotove kao što je ChatGPT za izradu marketinških materijala, razmišljanje o idejama za društvene medije i još mnogo toga.
Toliko se uzbudljivih stvari događa s digitalizacijom i umjetnom inteligencijom u računovodstvu, i ti su alati namijenjeni poboljšanju, a ne zamjeni radnih mjesta, stoga ih upotrijebite za povećanje zadovoljstva kupaca, pružanje stručnih usluga i uštedu novca vaše tvrtke.
Pročitajte više: 5 načina kako računovođa može pomoći malim poduzetnicima
Riječ opreza pri digitalizaciji računovodstva
Uz svu ovu nevjerojatnu tehnologiju dolazi i veća odgovornost za računovođe i financijske stručnjake za poboljšanje sigurnosti podataka. Korištenje sustava u oblaku zahtijeva implementaciju boljih opcija za zaštitu podataka vašeg klijenta.
Računovođe uz tehnologije ulažu velika sredstva u enkripciju podataka, multi-faktor autentifikaciju i sigurnosne mjere za zaštitu podataka klijenata.
Što je najveći problem digitalne transformacije?
Kao i obično: nedostatak strategije upravljanja organizacijskim promjenama.
Nedostatak odgovarajućeg upravljanja organizacijskim promjenama može negativno utjecati na digitalnu transformaciju organizacije, zbog čega je to jedan od primarnih razloga za visoku stopu neuspjeha.
Autorica: Katarina Boban Filipančić, osnivačica OrganizELA i CFO Brown Hotels
Foto: Canva / privatna arhiva
