Poduzeća koja žele biti dugoročno uspješna moraju uspostaviti i održavati kulturu usklađenosti, uzimajući u obzir potrebe i očekivanja interesnih strana. Danas gotovo da ne možemo zamisliti poslovanje na međunarodnom tržištu, a da poduzeća ne poštuju zakone, regulativu i propise na nacionalnom i globalnom nivou. Međutim, stalno uvođenje novih ili ažuriranje postojećih zakona i propisa, njihovo nerijetko preklapanje, promjene društvenih očekivanja u poslovanju kao i etičkih kodeksa i drugih obveza, te uvođenje novih proizvoda, usluga ili procesa, može otežati ispunjavanje obveze usklađenosti za svako poduzeće.
Što Compliance znači u praksi?
Compliance ili usklađenost je sustav koji osigurava da poduzeće ispunjava svoje obveze prema svim primjenjivim zakonima, propisima, najboljim praksama i standardima, ugovornim obvezama i institucionalnim politikama. Iz ove definicije moglo bi se iščitati da se poduzeća moraju pridržavati svih obaveznih zakona i regulativa, ali Compliance podrazumijeva, pored usklađenosti s obaveznim zakonima i regulativom, usklađenost i sa svim onim standardima, kodeksima, internim politikama i ugovornim obvezama koje je poduzeće dobrovoljno odlučilo prihvatiti.
U praksi bi to značilo da ako je neko poduzeće odlučilo prihvatiti i postati član npr. UN Global Compacta, onda se u svojem poslovanju mora pridržavati svih 17 načela i ne bi mu se smjeo dogoditi skandal poput podmićivanja, korupcije i sl. Također, ukoliko poduzeće ima donesen i usvojen etički kodeks, onda se ne može dogoditi da se poduzeće u svojem poslovanju ne vodi njime ili ne provodi neku od usvojenih internih politika.
Compliance pruža organizacijama strukturirani pristup za ispunjavanje svih obveza usklađenosti, odnosno zahtjeva koje moraju poštivati, kao što su zakoni, propisi, sudske presude, dozvole, licence, kao i one koje dobrovoljno odluče ispuniti kao što su interne politike i procedure, kodeksi ponašanja, standardi i sporazumi sa zajednicama ili nevladinim organizacijama.
Pročitajte više: Menadžerski ugovor – delikatan i zakonodavno nereguliran
Tko je odgovoran?
Za provedbu Compliance programa u poduzećima odgovoran je Compliance officer ili Compliance manager. Međutim ta funkcija nije odgovorna za usklađenost cjelokupnog poduzeća nego samo za provedbu i nadzor programa usklađenosti dok za usklađenost na razini organizacije je odgovoran svaki zaposlenik prema svojim ulogama i odgovornostima. Najveću odgovornost sigurno ima Uprava jer ona donosi poslovne odluke i postavlja strateške ciljeve koji indirektno mogu odvesti poduzeće u neusklađenost, što potvrđuju brojni skandali iz prošlosti, poput Volswagena, Wells Fargo banke ili BP-a. Zato i kažemo da je Compliance Leadership task i za njegovu provedbu najvažnija je predanost i angažiranost vodstva.
Na ovim prostorima Compliance je još uvijek novija pojava jer osim regulative u bankarskom sektoru, koja nalaže da kreditne institucije moraju uspostaviti funkciju praćenja usklađenosti kao jednu od obaveznih kontrolnih funkcija, funkciju usklađenosti moraju uspostaviti i mirovinska osiguravajuća društva, leasing društva i u Republici Hrvatskoj 58 državnih poduzeća od iznimnog značaja za RH koja su prema Odluci Vlade morala uvesti funkciju praćenja usklađenosti.
Pročitajte više: Na snazi je novi Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti
Rizik usklađenosti
Na globalnom tržištu situacija je nešto drugačija. Zbog vrlo strogih zakona na pojedinim tržištima u području borbe protiv korupcije, poput američkog FCPA, britanskog UKBA, francuskog Sapin II, brojne kompanije iz tih zemalja, a i one koje posluju na tim tržištima primorane su imati Compliance programe. Pored toga treba nadodati i zahtjeve pojedinih svjetskih burzi, tako da danas sve međunarodne kompanije čije dionice kotiraju na američkim burzama (NYSE, NASDAQ) ili Londonskoj burzi moraju imati implementirane Compliance programe. Sve te kompanije zbog zahtjeva Compliancea, a to je da moraju „voditi računa o usklađenosti u cijelom lancu opskrbe uključujući dobavljače i poddobavljače“ pojedine elemente Compliancea traže i od lokalnih partnera i dobavljača. Tako da danas brojna lokalna poduzeća moraju se indirektno uskladiti sa spomenutim Zakonima ako žele poslovati s multinacionalnim kompanijama ili na međunarodnom tržištu.
Rizik usklađenosti jest rizik od izricanja mogućih mjera i kazni te rizik od nastanka značajnoga financijskoga gubitka ili gubitka ugleda, što ga poduzeće može pretrpjeti zbog neusklađenosti s propisima, standardima i kodeksima te internim aktima.
Učinkovit program usklađenosti sastoji se od sedam osnovnih elemenata koji nisu zakonom propisani za Compliance, ali su u cijelom svijetu preuzeti kao standard od američkih smjernica The Federal Sentencing Guidelines for Organization.
Pročitajte više: Data mining – što je i kako vam pomaže u poslovanju?
Sedam elemenata učinkovitog programa usklađenosti prema FSGO:
- Standardi i procedure
- Funkcija usklađenosti i nadzor višeg vodstva
- Procjena rizika i dubinska analiza
- Učinkovita komunikacija i treninzi
- Praćenje, revizija i uspostava internih kanala za prijavu nepravilnosti
- Dosljedno provođenje politika, procedura i sankcioniranje
- Poduzimanje koraka i preveniranje budućih neusklađenosti
Navedene elemenata u potpunosti obuhvaća nova norma ISO 37301 Compliance Management Systems koju je 2021. godine objavila ISO organizacija, a 18. svibnja 2023. objavljena je i u Bosni i Hercegovini. Implementacijom ISO 37301 norme, poduzeća u potpunosti ispunjavaju najviše standarde usklađenosti koji su prihvaćeni u cijelom svijetu.
Zašto je Compliance važan za poduzeće?
- Osigurava rast i dugoročni uspjeh, danas je dosljedno pridržavanje obveza usklađenosti nužno, a ne opcija.
- Compliance temeljen na zahtjevima i smjernicama norme ISO 37301 nudi skup alata (politike, procesi i kontrole) koji omogućuju uspostavljanje i održavanje kulture usklađenosti.
- Poduzeća koja Compliance temelje na normi ISO 37301 obvezuju se na zdrave standarde korporativnog upravljanja, dobre prakse i etičko ponašanje.
Koje su koristi od uvođenja funkcije Compliance?
- Manja izloženost organizacijskim, reputacijskim ili ekonomskim rizicima
- Osigurava usklađenost sa zakonima i propisima
- Poboljšava poslovne prilike i održivost
- Štiti ugled i integritet sprječavanjem i otkrivanjem nedoličnog ponašanja
- Povećava kredibilitet poduzeća
- Povećava povjerenje svih dionika u sposobnost poduzeća da postigne trajni uspjeh
- Pokazuje predanost poduzeća učinkovitom upravljanju svim rizicima usklađenosti
- Povećava zadovoljstvo kupaca i pridonosi izgradnji njihovog povjerenja i lojalnosti
Pročitajte više: Zašto poslovno pripovijedanje uključiti u poslovanje?
Temeljna načela učinkovitog programa usklađenosti
Compliance bi se trebao prije svega temeljiti na načelu integriteta, odnosno etičkim vrijednostima koje je poduzeće definiralo. Što bi značilo da ne može temeljiti svoje poslovanje samo na premisi „je li to u skladu sa zakonom“ nego je li to u skladu i sa definiranim vrijednostima poduzeća, što je jedan od preduvjeta smanjenja reputacijskog rizika.
Dobro upravljanje je drugo načelo kojim se poduzeće treba voditi jer dobrim upravljanjem poduzeće jasno određuje svoju svrhu i isporučuje vrijednost u skladu sa zahtjevima svih dionika.
Treće načelo je načelo proporcionalnosti koje govori da se svaki Compliance program prilagođava specifičnostima samog poduzeća s obzirom na veličinu, industriju, vrstu djelatnosti i same rizike specifične za to poduzeće. Poznato je da u Compliance rizike spadaju pravni rizici, rizici sankcija i reputacijski rizici.
Četvrto načelo je načelo transparentnosti koje mora postojati u poduzeću na svim razinama u procesu donošenja odluka i provedbi istih.
Peto i po meni najvažnije načelo za Compliance je načelo odgovornosti, odnosno da svatko u sustavu preuzme odgovornost za svoj dio posla, posebno vlasnici procesa koji onda compliance obveze spuštaju na svoje zaposlenike u odjelima. Iz načela odgovornosti proizlazi da je Compliance odgovornost svih u poduzeću, a ne samo Compliance officera ili menadžera kako se najčešće smatra.
Posljednje šesto načelo je načelo održivosti koje osigurava da compliance program bude živi sustav, a ne samo postavljene politike i procedure koje se ne provode. Implementacija Compliance programa, preuzimanje odgovornosti i zaživljavanje na svim razinama osiguravaju kontinuirano poboljšanje koje je jedno od osnovnih zahtjeva učinkovitog sustava upravljanja usklađenošću.
Ako želite saznati više o Complienceu, dr.sc. Silvija vig, stručnjakinja za usklađenost i etiku od 5. lipnja održava edukaciju ISO 37301 Compliance Management System, uz mogućnost polganja ispita u Sarajevu 13. lipnja.
Autorica: dr.sc. Silvija Vig, CCEP-I, stručnjakinja za usklađenost i etiku, Codupo
Foto: Privatna arhiva / Canva
