Vjerojatno vam je poznat onaj osjećaj, kada ujutro dođete na radno mjesto, da nađete svoj inbox na mailu krcat porukama. Kada vas pritišću rokovi i kada imate puno posla, takva vam situacija vjerojatno zadaje glavobolju. Iako postoje alati koji vam pomažu u organizaciji e-maila, većina nas ih nema i sami se uhvatimo u borbu s inboxom. Pitali smo nekoliko managerica i poduzetnica, koje se svakodnevno moraju boriti sa krcatim inboxom, kako se one bore s ovim ” čudovištem”.
Borba s inboxom
Ariana Vela, vlasnica obrta EU PROJEKTI, kaže kako kod njih vlada visoka razina informatizacije u smislu organizacije i pohranjivanja podataka. Tako su njihovi podaci, uključujući i e-mail prepisku, pohranjeni lokalno i u Cloudu – prema specifičnom sistemu koji im omogućuje jednostavan i brz pristup podacima.
„Što se tiče e-mailova, svakodnevno se susrećem s velikim brojem, no tome sam doskočila tako što je moj inbox podijeljen u foldere i podfoldere, unutar kojih su e-mailovi kategorizirani sukladno određenim karakteristikama. To mi omogućuje brzo i jednostavno snalaženje, kao i praćenje prepiske. Preokret u mojoj e-mail komunikaciji dogodio se prije nekoliko godina, kada sam počela upotrebljavati Android koji mi omogućuje da sve e-mailove pročitam i na njih odgovorim izvan ureda. Tako “u hodu” riješim puno toga, klijenti i suradnici ne čekaju na moj odgovor, a dodatna je dobrobit i to što na kraju radnog dana i velikog broja događanja i sastanaka nemam stotinjak e-mailova na koje je potrebno odgovoriti“, kaže Ariana na svoje iskustvo borbe s inboxom.
Što jednostavnije, to bolje
Mirjana Tatalović konzultantica u MEGATRENDU vodi se uzrečicom – što jednostavnije, to bolje. Mirjana kaže kako ima dva inboxa koje stalno održava – poslovni i privatni. Dan joj započinje pregledavanjem poruka službenog inboxa i pregleda ih sve, ako joj vrijeme to dozvoli.
„Ako nemam vremena, poruke ostavljam nepročitane ili odabirem samo one koji su označene “hitno”. Kad odradim hitne obaveze, imam vremena i prva stvar koju odrađujem je vraćanje na inbox i pregledavanje nepročitanih poruka. Sve poruke koje nisu bitne odmah brišem. Ako zatrebam stariju poruku, pretražujem ih na backupu. Ostale koje sam pročitala ostavljam u inboxu kao pročitane. Za poruke kod kojih za odgovor treba više vremena i na kojima trebam poraditi, kreiram poruke u kalendaru ili si šaljem posjetnik koji mi treba ponovo stići u inbox. Posebno me veseli kada je taj broj na kraju radnog dana nula.“, objašnjava Mirjana te nadodaje, „Ranije sam rezervirala mailove po folderima, a s vremenom, kao najbolje rješenje, pokazalo se ono najjednostavnije – bez puno foldera, samo pročitani i nepročitani mailovi. Koristim samo folder “draft” za nedovršene poruke tijekom dana, ali u njemu nema više od pet do deset poruka“.
„I za kraj, volim elektroničke poruke jer omogućuju brzu i točnu informaciju, štede vrijeme, jeftine su, no, živu komunikaciju i stvarni odnos ne mogu zamijeniti“, zaključuje Mirjana.
Digitalni detoks
Ivana Pukšec, konzultantica za EU projekte objašnjava kako je u jednom trenutku inbox preuzeo njen život: pregledavanje nekoliko inboxa odjednom, stalne obavijesti na mobitelu, skočni prozori na ekranu – a poruke nisu prestajale dolaziti. Stoga je Ivana napravila, kako to ona naziva, „digitalni detoks“.
„Svoj digitalni detoks sam započela tako da sam, za početak, isključila obavijesti na telefonu i računalu. Nakon što je to funkcioniralo neko vrijeme, počela sam inbox otvarati četiri puta na dan. Ujutro uz prvu kavu, kad ih sortiram na: jako hitno – odgovori odmah, srednje hitno – odgovori tijekom dana, nije hitno i briši. Trudim se to ponoviti svakih dva do tri sata. A u međuvremenu je mail ugašen. Naravno, ima onih ludih dana, kada je svima baš sve hitno, ali takvih je, na sreću, sve manje. Zadnji korak u rješavanju ovisnosti je potpuno ignoriranje maila (i tehnologije općenito) nedjeljom. Tada ionako najčešće dolaze poruke iz kategorije „briši“ pa ponedjeljak ujutro nije tako jako stresan“, kaže Ivana.
Stalno online
Vedrana Likan, direktorica Colliers International, kaže da budući da radi u međunarodnom poduzeću i s klijentima iz cijelog svijeta, za nju je vrijeme relativan pojam, a mailove dobiva za vikende i praznike. Jedino vrijeme kada ne provjerava inbox je tijekom sastanka.
„Tijekom dana odrađujem mailove koje, ili trebam proslijediti nekom od kolega na obradu, ili samo kao informaciju, dok osobno odgovaram samo na najhitnije. Veliku većinu mailova “flag-am” i ostavljam za navečer. Večer, ili bolje rečeno noć, je doba kada odrađujem najveći dio mailova. Inbox mi je organiziran po cjelinama kojima se bavim – Colliers, BBCC, EMBA Cotrugli, novi projekti i sl. Nekada sam imala podfoldere po imenima klijenata, odjela, projektima, no takav princip organizacije oduzimao mi je previše vremena – da, u prvom koraku “flag-am” mail, pa ga preselim u folder u koji pripada, ali ovaj pristup mi je otežavao pretraživanje mailova“, objašnjava Vedrana.
Foto: 123rf
