Kvalitetna priprema za provedbu EU projekta ne započinje u trenutku zaprimanja Odluke o financiranju, već mnogo ranije u fazi rađanja projektne ideje i tijekom pripreme projektne prijave. Zašto dolazi do razlike između dodijeljene potpore i stvarno isplaćenih sredstava po završetku provedbe projekta, kako maksimalno iskoristiti dodijeljenu potporu, koji su to organizacijski, provedbeni i financijski kapaciteti potrebni za kvalitetno provođenje projektnih aktivnosti te kako pametno provoditi projekt. Drugim riječima što učiniti kad dobijete bespovratna sredstva.
Povezano: Kristina Radolović i Katarina Vojnović nakon porodiljnih krenule u zajednički biznis
„Dobili ste sredstva i što sad“ tema je koja nije namijenjena samo korisnicima bespovratnih sredstava, već i svima onima koji se namjeravaju prijavljivati na natječaje u budućnosti, a kako bi se informirali i na vrijeme planirali potrebne organizacijske, provedbene i financijske kapacitete potrebne za kvalitetno provođenje planiranih aktivnosti.
Korisnik koji potpisuje ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ne može pobjeći od obaveza koje on nosi, upravo suprotno, korisnik je jedina strana koja nosi potpunu odgovornost za provedbu svog projekta.
Proces prijave za bespovratna sredstva
Zbog kompleksnosti procesa provedbe projekta korisnici se vrlo često odlučuju na vanjskog konzultanta. Uspješna suradnja s konzultantom podrazumijeva odnos koji počiva na povjerenju i kvalitetnoj suradnji, i to ne samo u procesu prijave kada je vrlo bitno da konzultant shvati postojeće poslovanje i potrebe klijenta radi što kvalitetnije izrade prijave, već i kasnije tijekom cjelokupnog razdoblja provedbe projekta.
Kao konzultant znam koliko je važno sve potencijalne prijavitelje upoznati i sa „drugom stranom medalje“ kako bi u provedbi bilo što manje iznenađenja. Naši su prvi sastanci sa potencijalnim klijentima odmah u početku vrlo detaljni i ne obuhvaćaju samo provjeru prihvatljivosti korisnika i projektnog prijedloga, već i pružanje svih potrebnih informacija o tome što slijedi nakon potpisa Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, kako će izgledati planirani tijek novca, kakva je dinamika pripreme i provedbe projekta te koje su to obveze nakon provedbe projekta. Sve su to bitne informacije na temelju kojih korisnik donosi kvalitetnu odluku o početku pripreme projektne prijave i koje uveliko doprinose zadovoljstvu korisnika u fazama koje slijede zato što spremniji ulaze u projekt. Klijenti sa sastanka odlaze zadovoljni, smatrajući da su dobili sve relevantne informacije.
Životni vijek projekta
Razdoblje od pripreme projektne prijave pa sve do realizacije svih projektnih aktivnosti, podnošenja obaveznih izvještaja, zahtjeva za isplatu i zaprimanja konačne odluke o isplati sredstava, u prosjeku traje najmanje godinu dana. Kod kompleksnijih projekata i do dvije ili tri godine te čak i dulje. Budući da je klijentu vrlo teško vizualizirati cijeli taj projektni ciklus, pogotovo uzevši u obzir da je djelatnost naših klijenata vrlo raznolika, izradili smo pojednostavljen prikaz životnog vijeka projekta koji primarno obuhvaća vremensku lentu koja prikazuje dinamiku trajanja projekta u raznim fazama njegova životnog ciklusa.
Riječ je o jednom jedinom prikazu koji na pojednostavljen način prikazuje kako izgleda tijek pripreme i provedbe projekta i odgovara na ključna pitanja za korisnika a to su:
- Kada i što plaćam?
- Kada ću i na koji način primiti bespovratna sredstva?
- Koje su moje ključne obaveze u pojedinim trenucima provedbe projekta?
Dva ključna elementa
FAZE PROJEKTA – svaki projekt može se podijeliti na četiri osnovne faze. To su pripremna faza koja obuhvaća razdoblje od odluke o pokretanju projektne prijave sve do predaje projektne prijave na otvoreni poziv, druga faza je faza evaluacije u kojoj se ocjenjuje projektna prijava, treća faza koja je ujedno i najzahtjevnija obuhvaća provedbu planiranih projektnih aktivnosti te četvrta faza koja obuhvaća razdoblje nakon provedbe projekta. Na prikazu su u svakoj toj fazi prikazani ključni koraci i obaveze korisnika
IZDACI i PRIMICI – element tablice prikazuje izdatke i primitke korisnika tijekom životnog vijeka projekta. To je ono što je vrlo bitno za klijenta kako bi mogao temeljito isplanirati dinamiku tijeka novca u raznim fazama projekta.
Nakon obavljene provjere prihvatljivosti prijavitelja i projekta, već u ovom dijelu, nakon prvog sastanka klijent ima sve relevantne informacije temeljem kojih će donijeti kvalitetnu odluku o pokretanju projekta.
Provedba projekta za bespovratna sredstva
Provedba projekta predstavlja cijeli niz aktivnosti koje obuhvaćaju obično:
- izradu plana nabave sukladno zadanim procedurama i planiranoj dinamici provedbe pojedinih nabava
- podnošenje zahtjeva za isplatom predujma ukoliko korisnik ima pravo na isti
- provedbu svih planiranih nabava temeljem plana nabave, poštujući zadane procedure
- upravljanje promjenama u projektu
- izvještavanje o provedenim aktivnostima i podnošenje tromjesečnih zahtjeva za nadoknadom sredstava
- postizanje zadanih ciljeva tijekom provedbe i nakon provedbe projekta te izvještavanje nadležnog tijela o realizaciji istih.
Nakon potpisa Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava za naše klijente izrađujemo „Napomene o provedbi projekta“ koje moraju biti vidljive i dostupne korisniku tijekom cijelog razdoblja provedbe projekta, a sadrže sve osnovne uvjete i obaveze iz predane prijave i potpisanog Ugovora zajedno sa svim bitnim rokovima.
Razlika između dodijeljene potpore i stvarno isplaćenih sredstava
Nakon ocjene projektne prijave, zaprimanja Odluke o financiranju i potpisa Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava te početnog veselja slijedi naporno razdoblje. Potpisom ugovora korisnik je ostvario PRAVO na bespovratna sredstva, što NE ZNAČI da će ona biti isplaćena na račun korisnika u točno ugovorenom iznosu! To podrazumijeva da korisnik mora provesti sve planirane aktivnosti poštujući zadana pravila igre i ostvariti ciljeve koje na koje obvezao u projektnoj prijavi. Podnošenjem zahtjeva za nadoknadom sredstava svaka tri mjeseca, nadležnom se tijelu dostavlja sva popratna dokumentacija koja dokazuje prethodno, uključujući: dokumentaciju o nabavi, ponude, ugovore, narudžbenice, račune, otpremnice, bankarske izvatke, fotografije i ostalu relevantnu dokumentaciju.
Prihvatljivost troškova
Detaljnom provjerom navedene dokumentacije, nadležno tijelo odlučuje o prihvatljivosti troškova koji su nastali.
Zašto dolazi do razlike između dodijeljene potpore i stvarno isplaćenih sredstava po završetku provedbe projekta?
Jedan od razloga (onaj bezbolniji) mogu biti ostvarene uštede. Ušteda, znači da je korisnik planirao proračun u većem iznosu od stvarnog troška. Na primjer, u fazi prijave budžetirano je 4.000 kn za nabavu računala, ali je računalo u stvarnosti nakon provedene nabave koštalo 3.500 kn. Ovih 500 kn predstavlja uštedu, i na njih korisnik nema pravo jer ih nije realno ni potrošio. To znači da se korisniku nadoknađuju samo stvarno nastali prihvatljivi troškovi!
Drugi razlog je onaj koji je za korisnika najnepovoljniji, a to su financijske korekcije. Što su financijske korekcije i zašto do njih dolazi? Financijske korekcije predstavljaju „kaznu“ za utvrđenu nepravilnost koju je učinio korisnik. Riječ je o instrumentu kojim nadležno tijelo umanjuje bespovratna sredstva iz ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava nakon što je utvrdilo nepravilnost koju je učinio korisnik tijekom provedbe projekta. Do financijskih korekcija može doći i nakon razdoblja provedbe projekta pa se onda nadležno tijelo može naložiti povrat cijelog ili dijela financiranja isplaćenog korisniku.
Primjeri takvih nepravilnosti su:
- odabir pogrešnog postupka nabave
- skraćivanje rokova za dostavu ponuda
- tijekom ugovaranja, izvorni uvjeti postupka su izmijenjeni u korist ponuditelja osiguravajući dodatnu financijsku korist ponuditelju u tijeku provedbe ugovora (npr. produljeni su rokovi isporuke, iznos garancije je smanjen ili garancija nije tražena, povoljniji uvjeti plaćanja)
- navođenje robnih marki
- sukob interesa
- indikatori projekta (pokazatelji) nisu ostvareni u cijelosti, bilo po završetku provedbe projekta ili nakon završene isplate korisniku (npr. povećanje prihoda od prodaje, od izvoza, povećanje broja zaposlenih)
- nepoštivanje zahtjeva informiranja i vidljivosti
- dvostruko financiranje
Kako maksimalno iskoristiti dodijeljenu potporu?
Prvo, treba imati na umu da pametna provedba projekta započinje već u fazi rađanja projektne ideje i tijekom pripreme projektne prijave. Tri su osnovna elementa koja doprinose maksimalnom iskorištenju dodijeljene potpore:
- Realan i dobro isplaniran proračun
- Pametno upravljanje izmjenama
- Realan vremenski okvir za provedbu aktivnosti
Treba vrlo pažljivo planirati troškove, oni moraju biti realni, procijenjeni na temelju pravog istraživanja tržišta i prikupljenih ponuda. Realan i dobro isplaniran proračun predstavlja već pola uspjeha! Projekti sa nerealnim troškovima i nedovoljno planiranim aktivnostima zadavat će muke korisniku u kasnijim fazama provedbe.
Izmjene tijekom provedbe projekta su dozvoljene, i nema tog projekta koji ne zahtjeva poneku izmjenu, pogotovo nakon što vrijeme koje protekne od prijave projekta do odluke o financiranju iznosi više od godinu dana. Pametno upravljanje izmjenama, realokacija troškova među stavkama i aktivnostima istovremeno opravdavajući nužnost i/ili nepredvidivost svake promjene predstavlja kvalitetno upravljanje projektom koje može osigurati maksimalno iskorištavanje dodijeljene potpore.
I posljednje, ono što je bitno je vremenski okvir za provedbu aktivnosti koji također treba biti realan, uzimajući u obzir i određenu rezervu kako bi se nabave što kvalitetnije pripremile i time se umanjila mogućnost pogreške radi brzoplete provedbe planiranih aktivnosti.
Sve navedeno je razlog zbog kojeg je vrlo važno imati dobre financijske, organizacijske i provedbene kapacitete kojima će se osigurati da stvarno dodijeljena sredstva i stignu na račun korisnika!
Povezano: Što kad potrošite novac iz EU fondova?
Financijski kapaciteti korisnika
Dva su razloga zašto su financijski kapaciteti korisnika vrlo bitni. Prvi je onaj koji dovodi u pitanje provedbu cjelokupne investicije, a to je način na koji će korisnik osigurati financijska sredstva za neometanu provedbu svih projektnih aktivnosti.
Za što je sve potrebno osigurati financijska sredstva?
- Privremeno financiranje prihvatljivih aktivnosti (do isplate sredstava)
- Financiranje neprihvatljivih troškova (npr. PDV ukoliko korisnik ima pravo na odbitak poreza na dodanu vrijednost)
- Financiranje razlike između iznosa ukupno prihvatljivih troškova i maksimalnog iznosa bespovratnih sredstava
Korisnik može koristiti vlastite izvore sufinanciranja i vanjske izvore sufinanciranja.
Drugi razlog zašto su financijski kapaciteti bitni je ocjenjivanje financijskih kapaciteta korisnika u procesu evaluacije projektne prijave.
U trenutku prijave vrlo je bitno što bolje potkrijepiti financijsku sposobnost prijavitelja, a što se može obrazložiti i iznosom zadržane dobiti iz prethodne godine, podacima o solventnosti prijavitelja, pozitivnim trendovima financijskih pokazatelja, stanjem na računu za rezerve, oročenim sredstvima, pismom namjere banke i slično.
Provedbeni i organizacijski kapaciteti korisnika
Ovisno o predviđenoj strukturi provedbe projekta potrebno je definirati uloge i potrebne kapacitete korisnika nužne za provedbu. Korisnik osigurava i obrazlaže provedbene i organizacijske kapacitete na sljedeći način.
1. Formiran projektni tim
Formuliranje projektnog tima može i poželjno je da uključuje interno i eksterno osoblje korisnika. Broj članova projektnog tima i dodijeljene uloge uvelike ovise o veličini i prirodi projekta kao i samoj organizaciji korisnika. Primjer projektnog tima uključuje:
- voditelja projekta (čelna osoba npr. direktor) – upoznaje sve zaposlenike sa projektom u fazi pripreme kako bi se smanjio njihov otpor u kasnijim fazama, dodjeljuje uloge i zaduženja unutar organizacije, definira potrebe prilikom izrade proračuna i provedbe nabava, konzultira se sa izvođačima radova/dobavljačima opreme, osigurava sve potrebne uvjete i dozvole u uspješno dostizanje projektnog cilja;
- stručnjaka za EU fondove – konzultanta (obično eksterni član) sa iskustvom u vođenju projekata te pripremi i provedbi nabava po zadanim procedurama. Njegov zadatak je: komunikacija sa nadležnim tijelom, upravljanje projektom i izmjenama u okviru provedbe, savjetovanje korisnika tijekom cijelog razdoblja provedbe projekta, praćenje dinamike i poštivanje zadanih rokova, izrada plana nabave, izrada zahtjeva za isplatom predujma i zahtjeva za nadoknadom sredstava, priprema i provedba nabava po planiranim procedurama;
- administratora – osobu zaduženu za komunikaciju s konzultantom i dostavu potrebne dokumentacije za sastavljanje tromjesečnih zahtjeva za nadoknadom sredstava, slanje upita, poziva, narudžbenica vezano uz postupak provedbe nabava, praćenje uvjeta izvršenja ugovora (plaćanje, rokovi isporuke, tehničke specifikacije..), sustavno arhiviranje sve dokumentacije vezano uz projekt i adekvatno čuvanje dokumentacije, praćenje pokazatelja nakon razdoblja provedbe projekta (3-5 godina nakon završetka provedbe projekta)
- osobu zadužena za vidljivost i komunikaciju – objave na web stranici korisnika, upravljanje sadržajem na promotivnim materijalima, informiranje javnosti o dobivenoj potpori, osiguranje obaveznih elementa vidljivosti i ispunjenje obveze isticanja izvora financiranja
- računovođu – osobu zaduženu za adekvatno računovodstveno praćenje projekta i osiguravanje revizorskog traga: analitičko evidentiranje troškova po pojedinom projektu, povezanost troškova sa projektom, stavljanje na raspolaganje potrebnih računovodstvenih izvještaja i evidencija, plaćanja vezana uz projekt
2. Prethodno projektno iskustvo
Za korisnika je vrlo bitno steći iskustvo u provedbi projekata. Prijedlog je krenuti sa potporama gradova, županija, nacionalnim potporama, jednostavnijim projektima kako bi se steklo određeno iskustvo koje će pripremiti korisnika za kompleksnije projekte
3. Ostali resursi
Potrebni za provedbu projekta mogu uključivati uspostavljene poslovne procese, poslovni prostor, internet vezu, računala, printer, skener i slične resurse.
Održivost projekta i projektni rezultati
Na koji način osigurati održivost projekta i projektnih rezultata nakon provedbe istoga? Za početak, projektne ideje korisnika moraju biti temeljene na realnim potrebama!
Imali smo klijente koji su već nakon manje od godinu dana od završetka provedbe projekta željeli prodati opremu koja im je bila nepotrebna. Korisnici moraju biti svjesni da bespovratna sredstva nisu besplatna, odnosno ona sa sobom nose dodatne troškove i obaveze jer osim financijskog udjela korisnika tu su resursi i vrijeme uloženi u projekt koji su također mjerljivi i koštaju!
Nadalje, potrebno je kvalitetno postaviti projektne pokazatelje! Potrebno je napraviti detaljnu analizu financijskih pokazatelja iz prethodnih godina kako bi se utvrdili trendovi kretanja istih, analizirati utjecaj provedbe planiranih aktivnosti na buduće poslovanje kako bi se kvalitetno postavili pokazatelji koji će se ostvariti nakon provedbe projekta (na primjer porast prihoda od prodaje u zemlji ili inozemstvu, porast proizvodnje, otvaranje novih radnih mjesta i sl.). Neostvareni pokazatelji mogu rezultirati financijskim korekcijama, tako da je potrebno pažljivo planirati iste!
Prilikom nabave opreme potrebno je voditi računa o troškovima održavanja iste te o garantnim rokovima. Dobro je voditi računa o potrebnim edukacijama zaposlenika ukoliko se nabavljaju nova rješenja, oprema ili strojevi te troškove istih uključiti u projekt, a sve kako bi troškovi nakon provedbe projekta koji padaju na teret korisnika bili što manji.
Zaključak
Provedba projekta sufinanciranog iz EU sredstava može uvelike doprinijeti komercijalizaciji ideje korisnika i bržem razvoju poslovanja! Provedba projekta je zahtjevan proces, ali u mnogo slučajeva riječ je o projektima koji bez sredstava korisnici možda nikada ne bi proveli u planiranom opsegu ili u tako kratkom vremenskom okviru.
Zaključno, mogu reći kako pametna provedba projekta obuhvaća:
- Realne potrebe
- Realne troškove
- Osigurana financijska sredstva za provedbu aktivnosti
- Informirane zaposlenike i podijeljene uloge u organizaciji
- Kvalitetno formiran projektni tim
- Realan vremenski okvir za provedbu planiranih aktivnosti
- Dostižne ciljeve
Dobra organizacija može uštedjeti korisniku mnogo muka, vremena i financijskih resursa u provedbi!
Autor: mag.oec. Katarina Vojnović, Key consulting
Foto: Privatna arhiva, Pexels
