Scena je sljedeća: neki vrlo važni ljudi sjede. Raspravljaju o vrlo važnim temama. Papiri lete na sve strane. Hvataju ih u zraku rukama masnima od janjetine. Tu i tamo se obrišu kravatom. Ne običnom, nego onom koju nose važni ljudi.
I sastanče. Sat. Dva. Tri. Izađu napokon, vidno umorni, blaženo siti i blago dezorijentirani.
Najvažniji od njih, strogim glasom (jer važni ljudi samo tako govore) nalaže tajnici da sastavi zapisnik sa sastanka.
Sat kasnije, tajnica plače nad praznim papirom, jer nema što zapisati. Mislim, bila je i ona na sastanku, trudila se da uhvati bilješke, da prati, ali – ništa. Nema što zapisati, jer se ništa nije desilo. Bilo je priča o nekim podvizima, mudrovanja i nadmudrivanja, ali – ništa.
Riječ na riječ na riječ…
Sada ćemo malo putovati kroz vrijeme, pa smjestiti ovu priču u sadašnjost, nekih pedeset godina nakon što se ista desila. I dalje su tu važni ljudi. Dizajn kravate se malo promijenio. Čak štoviše, zaluta poneki bez kravate. Nema ni janjetine. Ništa ni za nabost’. Sad je u modi voće, pa se gricne neka jabuka.
Važna rasprava je u tijeku. Svi pričaju istovremeno. Bore se za riječ, nadglašavaju se. Sad već imamo situaciju koja se viđa na tribinama stadiona. Kada je tekma, recimo.
Ali, ne posustaju, galame li galame. Sićušna asistentica (tajnica više nije u modi) ubrzano kucka po računalu i hvata bilješke. Kucka u panici, a vidi da ništa što piše nema smisla. Baš kao ni galama koja se oko nje odvija.
Sa sastanka i dalje izlaze dezorijentirani, zbog manjka kisika koji nije stigao doći do mozga od truda da se nadglasa verbalni protivnik. Asistentica plače, nad računalom doduše.
Sastanci su uvijek u modi. I uvijek su važni, sa važnim ljudima. Koji ne bi ustali ni da gase požar koji oko njih bjesni, jer na sastanku su, pobogu.
Pročitajte više: Mislite da su sastanci kontraproduktivni? Na sljedećem postavite ovo pitanje!
Kultura sastanaka nije se promijenila
Sastanci danas su nešto moderniji od onih ranije. Traju i kraće, zbog užurbanog tempa posla. I života. Kultura sastanaka je, manje-više, slična ovima s početka priče. Žustre rasprave, herojski podvizi, istresanje duševnog tereta i pravilo „moj problem je najveći“.
Nema veze što je moj problem muha, u odnosu na slona o kojem niko ne govori, moj problem je najveći. I sada svi morate čuti sve o tome. I zahtijevam hitno rješenje.
I tako, pet ljudi, pet muha. Imamo roj potpuno nebitnih problema o kojima govore svi u isto vrijeme. Naravno, poslije sastanka svi izlaze frustirani, bez osjećaja da su išta napravili.
Mrze sastanke, jer su gubljenje vremena. Naravno da jesu, kada ih tako vodite.
Sastanci trebaju biti riznica dobrih ideja, mjesto gdje rješavamo ključna pitanja, mjesto gdje pohvalimo uspjehe, mjesto gdje se zapitamo zašto nešto nismo uspjeli. I mjesto i vrijeme.
Ne sastaju se više samo važni ljudi. Sada se sastaju svi. I svi ljudi su važni. Sastaju se timovi, uprave, ljudi jedni sa drugima. Vrijeme na sastanku moraju provesti kvalitetno i izaći s osjećajem da su nešto dobro napravili. I da jedva čekaju sljedeći sastanak.
Kažete da ne može? E, pa može.
Pročitajte više: Hoće li online sastanci zamijeniti sve one nepotrebne sastanke uživo?
Ako nemate cilj, nemojte se sastajati
Stvar je vrlo jednostavna. Mora biti nekog reda. Ako nemate cilj sastanka, nemojte se ni sastajati. Još jednostavnije, ako ne znate zašto se sastajete, opet – nećete se sastajati. Besmisleno je. Cilj sastanka se mora znati unaprijed i o cilju obavještavate sve sudionike kako bi se pripremili za razgovor.
Ono što je nekad bio dnevni red, danas se zove agenda. Bez obzira na ime, srž je ista. Prije sastanka ste definirali sve teme o kojima ćete razgovarati. Opet, obavijestili sve sudionike o temama. Da se pripreme za razgovor.
Vrijeme je dragocjeno. Ne možemo ga vratiti kad prođe. Zato buduće vrijeme pažljivo planiramo. Svaka minuta je bitna. Ma, svaka sekunda. Zato unaprijed odredite koliko će sastanak trajati. I mora trajati toliko, ni minute više. Čak i sastanci najvažnijih ljudi ne trebaju trajati duže od 90 minuta. I to kada imaju o čemu pričati. Sastanci timova, ne duže od 60 minuta. U idealnim okolnostima, kratki jutarnji sastanci u trajanju od 30 minuta. Sve više od toga je mudrovanje i rasipanje vremena kojeg nemamo.
Na sastanak svi moraju doći spremni. Priprema je ključ uspješnih sastanaka. Ljudi koji na sastanke dođu nespremni, ne poštuju ljude sa kojima se sastaju niti njihovo vrijeme. U neka druga vremena, za ovakve uvrede se bacala rukavica i zakazivao dvoboj.
Kada dođete nespremni na sastanak, svima oko sebe poručujete „nije me briga ni za tebe, ni za tvoje vrijeme“. Ako ste ranije obaviješteni o sastanku i temama, nema nikakvog izgovora koji vas može spasiti ako dođete nespremni. Omiljeni izgovor je svakako „nisam stigao od operativnih zadataka“. Operativa je vaš posao, kao i prezentiranje podataka koji se od vas traže. Izvolite se pripremiti.
Pročitajte više: Poslovni sastanci uživo ili online – što biraju naše čitateljice?
Ne mudrujte i držite se podataka
Na sastancima nema mudrovanja, podviga iz bitaka i istresanja vlastitog nezadovoljstva. Na sastancima iznosite relevantne podatke, argumente, činjenice. Ne mišljenja. Podatke, argumente, činjenice. Mišljenje, samo ako je za temu relevantno i nema načina da se ista vrednuje, osim kroz mišljenje (što je rijetko).
Podvlačim, nema: „ja sam tako mislio“, nego „podaci i brojke nam govore da je...“. Ovo je možda i najteže, jer svi smo mi ljudi i instinkt nam je da iznesemo mišljenje. Nekako imamo sklonost da više vjerujemo svom mišljenju, nego podacima ili brojkama. Ali, zamislite situaciju u kojoj svi imaju svoje mišljenje i sva su različita. Čak, potpuno suprotna. Kako se tu išta može riješiti? Ništa i nikako.
Kako se ne iznose mišljenja, tako se i ne skreće sa teme. Spartanski inzistirajte na temi sastanka, ne hvatajte krivine i ne dopuštajte onim muhama da polete. Ne upadajte u zamku „ali samo ću kratko“. Nikako. Nije ni vrijeme ni mjesto. Imate temu, držite je se.
Na sastancima je pravilo „jedan priča, drugi šute“. Nema priče svi u isto vrijeme. To nije priča, svakako nije konstruktivna. Za riječ se javljate, kao političari (nije neki primjer, ali dosta praktičan). Govorite, po mogućnosti u nižim tonovima. Ako vam se baš galami, lagano utakmica, navijački rekviziti i galamite do mile volje.
I sad možete napraviti zapisnik
Kada se pobrinete da provedete sve gore navedene smjernice, onda nema problema da se napravi zapisnik. Ne epski opširan zapis, nego kratki popis s uredno pobrojanim temama, zaključcima, odgovornim osobama i rokovima. Ne scenarij za triler, nego film baziran na stvarnim događajima.
Prvih par sastanaka, po ovim smjernicama, neće biti laki. Opirat će se svi, svima i svemu. Ne odustajte. Inzisitrajte na pravilima i efikasnim sastancima. Insistirajte sve dok to ne postane prirodno i redovno stanje.
Svaki sastanak iskoristite da pohvalite neki zajednički uspjeh, da se napravi dobra i pozitivna atmosfera. Pohvalite i pojedinca koji je nešto dobro napravio. Na krilima takve radosti, sastanak će sa lakoćom biti kostruktivan i svi će se osjećati dobro i ispunjeno. I jedva čekati sljedeći.
Autorica: Enisa Selmanović Salkić, direktorica i vlasnica tvrtke Consultor
Tekst je preuzet s womeninadria.ba
Foto: Canva / privatna arhiva
