Prošla je godina uvelike promijenila koncept tradicionalnog radnog rasporeda, ali mnogima je donijela fleksibilnost na poslu. Život je daleko od predvidivog, kako s obzirom na to mislimo da bi trebao izgledati? Mnogi profesionalci danas barataju s previše stvari odjednom: žongliraju Zoom pozivima dok ih djeca podsjećaju da su gladna i da žele večerati, u isto vrijeme pas laje i čeka ih mnoštvo kućanskih poslova za obaviti, a spavaća se soba pretvara u ured. Moderno je doba, stoga su prisutni i brojni alati za praćenje rada na daljinu koji olakšavaju posao i zaposlenicima, i njihovim menadžerima!
U posljednjih godinu dana, fleksibilnost je dobila veliku pozornost, ali to je relativno nov koncept koji također ima dubok utjecaj na način na koji radimo. Posao je svakog poslodavca smisliti uspješan raspored za svakog od svojih zaposlenika, s time da u isto vrijeme obave sve svoje odgovornosti bez gubitka motivacije. Kod toga nam je pomogao Jesper Schultz, novinar za entrepreneur, sa svojim načinima na koje možemo odbaciti uobičajeno radno vrijeme od 9 do 5 bez da istovremeno ugrozimo produktivnost i rezultate, a Antea Britvić iz tvrtke Degordian objasnila nam je koji se alati za praćenje rada koriste u toj firmi te kako prate rad svojih zaposlenika.
Pročitajte više: Fleksibilnost radnog vremena povećava razliku u plaćama!
Utvrdite 2 sata tijekom kojih svaki zaposlenik mora biti prisutan
Produktivnost se može nazvati dvosmjernom ulicom, a menadžeri se mogu osjećati manje produktivno žonglirajući sa zaposlenicima od kojih svatko ima svoj raspored rada. Jedno je od mogućih rješenja – pokušajte odrediti jedan ili dva sata dnevno tijekom kojih su svi uključeni. To će omogućiti zaposlenicima da započnu nešto kasnije i završe kasnije ako je potrebno, istovremeno osiguravajući da se procesi suradnje poput sastanka mogu događati svakodnevno.
Na primjer, ako vodite tim koji radi od kuće, možete tražiti da svi budu prisutni između podneva i 14 sati. Na taj će način moći svoje jutarnje obaveze obaviti prije tog vremena, a ostat će im vremena i za popodnevne zadatke te će im biti lako napraviti si raspored. Zakažite važne sastanke tijekom ovog vremenskog okvira i stvorite mogućnosti za suradnju vašeg tima na razne načine, bilo da se radi o pojedinačnim prijavama ili prezentacijama voditelja projekata. Postavljanje očekivanih vremenskih okvira pomoći će u uspostavljanju rutine – ovo je posebno korisno ako se vaš tim ponekad osjeća slabo povezanim.
Ovaj način rada i poštivanja vremena vaših zaposlenika ne samo da će ih pokazati odmornijima i energičnijima, već će i vaša tvrtka imati velike koristi od povećane produktivnosti.
Pročitajte više: Je li fleksibilnost na radnom mjestu dio rješenja za ravnopravnost spolova?
Utvrdite koji su najbolji alati za praćenje rada za vašu tvrtku te koristite aplikacije za tijek posla
Bez obzira na to kakvo mišljenje imate o njima, aplikacije za tijek posla poput Slack-a i Trello-a zauzele su središnje mjesto tijekom pandemije. Prije pandemije, ponudili su praktičnu metodu suradnje za rad na daljinu, a sada se gotovo sve tvrtke prilagođavaju takvom radu. Zaposlenici se uklapaju u radno vrijeme i odlaze kad im odgovara. Puno je prednosti korištenja takvih aplikacija: video konferencije, brojne chat funkcije, vremenski rasporedi…
Daleko je lakše oprostiti se od radnog vremena od devet do pet ako postoji virtualni ured i aplikacija koja sve zaposlenike drži na zadatku. Neka vam prioritet bude pronaći aplikaciju koja odgovara vašem stilu, bilo da se radi o visoko vizualnoj aplikaciji ili softveru usmjerenom na projekt.
Širite i promovirajte povjerenje
Postoji nešto čvrsto i stabilno u vezi rada od 9 do 5. Njegovo podrijetlo datira iz davnih 1920-ih, kada je Ford Motor Company izdao poznati 40-satni radni tjedan. Zakon o poštenim radnim standardima pomogao je učvrstiti standardni radni tjedan, a osmosatni radni dan zadržao se tijekom prošlog stoljeća.
Iako je rad od devet do pet pomogao uspostaviti prava radnika kad nije bilo neobično baviti se 16-satnim radnim vremenom, vremena su se promijenila. Vrijeme je da današnji poslodavci odustanu od ideje da je osmosatni radni dan jedini način. Tvrtke trebaju prijeći na model zasnovan na rezultatima, u kojem radnici odgovaraju za svoje odgovornosti, a ne za vrijeme na satu.
Povjerenje je vitalna komponenta odstupanja od rada od devet do pet. Menadžeri i ljudi koji nadziru rad trebaju uspostaviti sustave koji promiču autonomiju i samomotivirane stilove rada. Sastanite se sa svojim timom kako biste stvorili fleksibilan okvir radnog vremena, ali u skladu s poštenim očekivanjima i ciljevima. Kao poslodavci moramo utjeloviti novi način rada: radite kad se osjećate najučinkovitije. Ne samo da će vaš tim početi proizvoditi kvalitetniji rad, već ćete imati i sretnije, kreativnije radno mjesto.
Pročitajte više: Koliko plaće ste se spremni odreći za više fleksibilnosti ili iskustva?
Productive: alat koji omogućava praćenje opterećenja ljudi, ali i stupnja realizacije pojedinog projekta
U tvrtki Degordian isprepliću se dva faktora – kultura firme te stupanj digitaliziranosti poslovanja. Antea Britvić, HR business partnerica u toj kompaniji, prvo nam je rekla nešto o stupnju digitalizacije poslovanja, odnosno o tehnologijama koje koriste.
“Naš slogan je always curious, što točno opisuje Degordian onakvim kakav on zaista jest, a to je da konstanto propitujemo i “challengiramo” sve, pa tako i alate s kojima radimo”, započela je Antea, “ne tako davno, prešli smo na Productive, jedan sveobuhvatan alat koji je kreiran baš za agencijsku prirodu posla, a koji obuhaća prodaju, task management, time planning, upravljanje budžetima i slično. Productive je integriran u sve naše procese te pomoću njega pratimo opterećenje ljudi, ali i stupanj realizacije pojedinog projekta. S druge strane, zaposlenici imaju kontinuiran uvid u listu prioriteta, dok project manageri imaju širu perspektivu i mogu u svakom trenutku vidjeti u kojoj smo fazi s projektom.”
Pročitajte više: Degorian ima potpuno fleksibilno radno vrijeme. Kažu da im je to bila jedna od najboljih odluka
Na takav način funkcioniraju već duže vrijeme te su kao firma uvijek otvoreni za bilo kakve opcije koje im olakšavaju posao, a alati za praćenje rada, prema njima, moraju biti prilagođeni radu svake firme individualno. “Najvažnije je da svaka firma prvo odredi što joj točno treba te kakvu promjenu želi dobiti od uvođenja neke nove tehnologije”, savjetovala je Antea, “često se mogu čuti primjeri o kupnji jako skupih alata i licenci koji se kasnije ne koriste, ili nikad nisu zaživjele u punom obliku. Mi jako propitkujemo za što nam neki alat treba, a cilj nam je uvijek optimizacija poslovanja.”
Primaran razlog uvođenja nekog alata trebala bi biti želja da se olakša zaposlenicima, a ne kontrola
Što se tiče kulture koja vlada u firmi, Antea nam je kao najvažnije napomenula da primarni razlog uvođenja nekog alata, kao što oni imaju Productive, nije kontrola zaposlenika već želja da im se olakša i pomogne da svoj posao odrađuju čim kvalitetnije i jednostavnije. Kroz Productive im olakšana komunikacija, a svatko može pratiti u kojoj je fazi pojedini projekt što im garantira da će projekt biti odrađen uspješno i na vrijeme. “Nije nam važno od kud osoba radi, kada radi, niti kojim redoslijedom – važno je da se poštuje dogovoreni rok, da je ono što je isporučila kvalitetno i da je klijent zadovoljan.”
“U našoj firmi njegujemo kulturu feedback razgovora, imamo mjesečne “Quality time” meetove – razgovore o zadovoljstvu i radu zaposlenika koje održavaju voditelj/ice i mentor/ice, više neformalne prirode te polugodišnje razvojne razgovore, službene razgovori o daljnjem razvoju. Jedan od ciljeva koje nam omogućuje takva kultura jest da voditelji jako dobro poznaju svoje ljude, znaju kakva priroda posla koga motivira, tko želi raditi na kakvim projektima i slično. Stoga se maksimalno trudimo raspoređivati ljude po zadacima, odnosno projektima sukladno njihovim interesima i kompetencijama”, objasnila nam je Antea.
Kao vrlo važnu istakla je i kulturu vlastitih proaktivnih prijedloga za poboljšanje aktivnosti: “Pitamo ljude, oni nam kažu svoje mišljenje, i onda firma pokuša naći rješenje koje udovoljava određenoj situaciji/prijedlogu. I to se događa na svim razinama – ljudi se potiču na dijeljenje ideja, razmjenu mišljenja, iskustva i znanja.” To im se vraća kroz angažiranost u radnim zadatcima, bez da “kontroliraju” svoje zaposlenike!
FOTO: Pexels/Bich Tran
