Početkom godine uvijek donosimo neke odluke, jer nam novi početak na kalendaru uvijek simbolizira i novi početak na nekom drugom polju. Svi ćemo, naravno, na dijetu od 04.01. (jer srećom 01.01. nije pao na ponedjeljak), zdravije ćemo živjeti, nećemo više sklapati poslove sa ljudima koji nas iscrpljuju, klonit ćemo se negative, biti mudriji i pametniji kod donošenja odluka. Jedna od takvih odluka je možda i promjena knjigovođe / knjigovodstvenog servisa.
Ova odluka nikada nije laka. Bez obzira da li odnos sa vašim knjigovođom bio harmoničan ili napet, uvijek postoji doza sumnje i neizvjesnosti kada odlučite svoje poslovne knjige povjeriti nekom novom.
Pročitajte više: Kako odabrati računovođu
Zašto je promjena knjigovođe važan korak za vas?
Koji su razlozi da uopće razmišljate o promjeni i jesu li dovoljno „jaki“ da promjenu zaista i provedete u praksi?
Vrlo je važno da sa svojim knjigovođom „kliknete“ u komunikaciji. To je polazna točka u svakom odnosu, pa tako i u ovom. U knjigovodstvenom servisu to nekada može biti izazov jer je priroda posla takva da je česta fluktuacija radnika, i može se dogoditi da se taman priviknete na jednu osobu, a ona odluči krenuti dalje i promijeni posao, a vi se u kratkom roku trebate opet priviknuti na nekog drugog i ispočetka graditi odnos. Česti su slučajevi da se to dogodi i nekoliko puta godišnje. I onda ako ste jedan od onih ljudi kojima je konstanta važna, to može biti problem i izaziva nelagodu i nezadovoljstvo. S punim pravom očekujte stabilnost i kontinuiranost u jednoj ili dvije osobe koje će biti upoznate s vašim poslovanjem i kojima nećete morati uvijek iznova objašnjavati što vam treba i koja su vaša očekivanja.
Stručnost i profesionalnost ne bi trebalo niti spominjati, to bi se trebalo podrazumijevati. Ali je li to baš zaista uvijek tako? Je li vaš knjigovođa uvijek na razini koja zadovoljava vaše poslovanje? Je li vas obavijestio o promjenama u izmjenama zakona i pravilnika koji se tiču vašeg poslovanja? Je li vas obavijestio o mogućnostima koje vam nude institucije, poput oslobođenja od plaćanja nekih poreza i doprinosa ili korištenja olakšica? Napomene li vam neke stvari koje nisu isključivo knjigovodstvene prirode, ali ih vi trebate znati? To su sve aktivnosti koje nisu nužno stavke ugovora o poslovnoj suradnji, ali čine razliku od knjigovodstvenog servisa koji brine o poslovanju svojih klijenata i gleda vas kao svog partnera, a ne suparnika, do onog servisa koji samo odrađuje ono što ste dogovorili i ne daje neku posebnu dodatnu vrijednost vašoj suradnji.
U ovaj segment svakako spada i poštivanje rokova koje propisuju nadležne institucije, ali i oni koje ste možda interno dogovorili. Jesu li svi obrasci predani na vrijeme i jesu li ispravni? Kakva je komunikacija s prvenstveno Poreznom upravom? Referentima je knjigovodstveni servis prva linija kojoj će se obratiti kad nešto treba riješiti. Je li ta komunikacija na visokoj razini profesionalnosti ili se odvija otežano?
Na što još obratiti pažnju?
Naposljetku, i cijena će vam sigurno igrati značajnu ulogu. Mnogi servisi koji imaju puno klijenata i poznati su po svojoj veličini imaju puno veće cijene baš zbog svog zvučnog imena. Je li omjer cijene i kvalitete te pružene usluge optimalan? Prati li to vaše financijske mogućnosti? Pogotovo u ovim kriznim vremenima kada je svakom poduzetniku svaka kuna važna. Činjenica je da knjigovođe zaista imaju puno više posla u vrijeme lockdown-a. Pomalo apsurdno, ali stvarno je tako. Iako vi možda ne radite odlukom Stožera ili silom prilike, vaš knjigovođa treba ispuniti sve one obrasce za potpore, pratiti novosti, obavijestiti klijente, ukoliko dižete kredit treba popuniti puno tablica i pripremiti puno dokumentacije za banke kako bi vam se to omogućilo. Sve je to posao koji nije standardan u redovnom radnom danu jednog knjigovođe, i sigurno je puno prekovremenih sati odrađeno da bi se sve to pokrilo. Je li vam knjigovođa zbog toga povisio cijenu ili je imao razumijevanja za izvanredne okolnosti i razmišljao dugoročno?
Pročitajte više: Što donose nove porezne promjene u 2021. godini?
Sve su to važne stvari koje vas mogu nagnati na razmišljanje je li knjigovođa koji vam trenutno vodi poslovne knjige zaista pravi izbor za vas i u budućnosti.
Obično je početak godine najbolje vrijeme za promjenu knjigovodstva. Da već dokumentaciju za siječanj preuzme novi knjigovođa pa cijelu godinu obrađuje vašu dokumentaciju i osigura cjelovitost podataka. Nerijetko se poduzetnici odlučuju na promjenu nakon predaje financijskih izvješća za prethodnu godinu, što isto nije loš izbor. Uvijek je mudro da financijska izvješća pripremi osoba koja je knjižila cijelu poslovnu godinu pa će puno lakše i završiti sve što je potrebno. Tu se možda gubi na cjelovitosti u informiranju za tekuću poslovnu godinu (jer stanja će se preuzeti s nekim datumom iz tekuće poslovne godine u kumulativnom iznosu), ali potpuno je razumljiva i ova odluka poduzetnika.
U svakom slučaju, pravo vrijeme je ono kada ste zaista sigurni da je vrijeme da poslovne knjige preuzme neka svježa snaga koja će pratiti vaša očekivanja i poslovne potrebe. Vodite se razumom, mudrošću i ovaj put jednostavno nastojte izabrati po svom osjećaju koji je sada već sigurno puno razvijeniji nego je bio prethodni puta. I neka ova 2021.godina bude mudrija i optimističnija u svakom pogledu od ove prethodne koja nas je natjerala da jedva čekamo neke nove početke. Ali koje opet moramo mi pokrenuti i inicirati.
Autor: knjigovotkinja Snježana Fember Mateša, TARIS
Foto: Unsplash/ Keren Levand, Privatna arhiva
