Želite dobiti odgovor na e-mail koji šaljete? Pratite malo sami sebe – na kakve e-mailove vi odgovarate i popravit ćete svoj omjer odgovorenih i neodgovorenih e-mailova.
5 savjeta zbog kojih ćete dobiti odgovor na e-mail
Svi imamo prepune inboxe i punimo ih drugima. Prema istraživanju McKinsey-a, tjedno gubimo 13 sati, odnosno 28% radnog vremena na e-mail. Kako pisati bolje mailove na koje ćemo dobiti odgovore?
Budite kratki i jasni
Nitko neće pročitati dugi e-mail. E-mail poruka mora biti kratka i jasna. Odmah prijeđite na stvar, razlog zbog kojeg pišete. Ne zaboravite navesti što očekujete od osobe kojoj šaljete e-mail, i da li imate neki rok do kojeg to očekujete/trebate.
Dodatne materijale uvijek možete staviti u prilog e-mailu, za pojašnjenje, odnosno više informacija.
Naslov sve govori
Naslov e-maila odlučuje da li će on uopće biti pročitan. Kad prezaposlena osoba gleda inbox, na temelju naslova e-maila odlučuje da li će ga otvoriti ili ne. Napišite naslov poruke i po mogućnosti rok ako je važan.
Adresirajte e-mail samo na jednu osobu
Ne šaljite grupne mailove, nećete dobiti odgovor na njih. Ljudi su prezaposleni, i kad vide da se poruka odnosi na više njih, svatko se nada da će netko drugi reagirati.
Ali kad se nekome obratite osobno, on se osjeća prozvanim.
E-mail može biti adresiran na više osoba samo ako ćete im se pojedinačno obratiti u e-mailu. Na primjer, kad se radi o zajedničkom projektu. Tada je najbolje poslati jedan e-mail na više osoba radi komunikacije i informiratnosti u timu.
Osobe koje su u kopiji e-maila su u e-mailu samo radi informacije, od njih ne očekujete nikakvu akciju.
Pošaljite e-mail u pravo vrijeme
E-mail koji pošaljete kasno poslijepodne u petak najvjerojatnije neće biti otvoren. Napišite e-mail preko vikenda i pošaljite u ponedjeljak ujutro. Tako ćete biti na vrhu liste odmah.
Pošaljite ponovno
Naravno, ne želite biti dosadni. Ali prezaposlena osoba ako je i vidjela vaš e-mail, on je ubrzo zatrpan desecima novih i jednostavno ste zaboravljeni.
Forwardirajte e-mail ponovno da se vidi da ste ga već poslali. Ne želite ljudima nabijati osjećaj krivnje pri tome. Jednostavno napišite “Znam da si prezaposlen/a, samo da te podsjetim…”
Foto: Dreamstime/Petrkurgan
