Pandemija koronavirusa donijela je ogromne promjene u svijet korporativnih putovanja, a jasne i točne informacije putnim troškovima postale su važnije no ikada. Većina tvrtki koristi sustav za management službenih putovanja kao alat koji im olakšava upravljanje putnim troškovima te istovremeno štedi vrijeme i novac. No, u ovakvo vrijeme neizvjesnosti uzrokovane COVID-19 krizom, ove prednosti samo su dio razloga zašto koristiti ovakve sustave.
Naime, pandemija koronavirusa donijela je ogromne promjene u svijet korporativnih putovanja, a jasne i točne informacije o poslovnim putovanjima i njihovim troškovima postale su važnije no ikada.
O tome kako upravljati poslovnim putovanjima u vrijeme epidemije koronavirusa, razgovarali smo s Jelenom Šipušić Jurčić, vlasnicom tvrtke 4APP Solution iz Zagreba koja stoji iza Gooma sustava za management službenih putovanja.
„Kako bi spriječile potencijalno širenje virusa, tvrtke danas moraju raspolagati svim informacija o putovanjima svakog zaposlenika. Geolokacijski sustav za management službenih putovanja ne samo da omogućuje detaljan uvid u sve podatke vezane uz službena putovanja svakog člana poslovnog tima, nego istovremeno i prati te izračunava putne troškove. Ovakva rješenja automatiziraju evidenciju i obračun putnih naloga, smanjuju troškove i uklanjaju pogreške u izračunu. Istovremeno, mijenjaju i korporativnu kulturu upravljanja putnim troškovima.
Svi podatci su u svakom trenutku dostupni na zajedničkom poslužitelju i možete im pristupiti s računala, tableta ili mobilnog uređaja. Uz to, podržavaju sva prijevozna sredstva, evidentiraju promjenu vozila na putu te omogućuju vizualan prikaz ostvarenog puta, čak i kada ste offline ili se istroši baterija na mobilnom uređaju“, istaknula je Jelena.
Pročitajte više: Što obavezno morate imati na umu prilikom izgradnje B2B webshopa?
Jasni i pregledni podatci o putnim troškovima u svakom trenutku
U situacijama poput ove koju je uzrokovala epidemija koronavirusa, službena putovanja dolaze s velikim rizikom od neočekivanih promjena. Otkazane poslovne konferencije ili pak neplanirani sastanci koji su nužni kako bi se s klijentima dogovorili daljnji uvjeti poslovanja mogu pretvoriti evidenciju putnih troškova u pravi izazov. No, sustav za management službenih putovanja pomaže da podatci o službenim putovanjima i troškovima koje ona stvaraju budu jasni i pregledni, bez obzira na neočekivane okolnosti ili bilo kakve druge promjene, objašnjava vlasnica tvrtke 4APP Solution.
„Uz sustav za management službenih putovanja više ne morate brinuti o izgubljenim računima i neplaniranim naknadnim izdatcima. Troškovi putovanja postaju pregledniji, a odobravanje putnih naloga brzo i jednostavno. Svaki račun moguće je fotografirati te već tijekom puta unijeti trošak, a evidenciju troškova možete pratiti prema svakom zasebnom projektu, regiji, odjelu ili prodavaču.“
Planiranje u kriznim situacijama
Iako je u ovom trenutku nemoguće predvidjeti kada će prestati kriza uzrokovana epidemijom koronavirusa ili kako će točno izgledati „novo normalno“ u svijetu poslovnih putovanja, službena putovanja, kao neizostavan dio poslovanja, svakako će se morati u jednom trenutku nastaviti u opsegu na koji smo ranije navikli. Upravo zato, ističe Jelena, treba iskoristiti ovo vrijeme „zatišja“ za detaljno planiranje tog trenutka.
„Prije svega, iznimno je važno prilagoditi budžete tvrtke. Prođite s vašim odjelom za financije kroz sve potencijalne scenarije i prilagodite budžete za poslovna putovanja za vrijeme nakon Covid-19.
Jedna od ključnih stvari za kvalitetno upravljanje poslovnim putovanjima u vrijeme i nakon krize je i prioritizirati putovanja na koja vaši zaposlenici odlaze. Čak i ako je tvrtka primorana ograničiti budžete, neka putovanja je gotovo nemoguće otkazati. Zato, na vrijeme razradite detaljan plan i iskomunicirajte ga sa svim članovima poslovnog tima kako bi bili upoznati sa novim okolnostima.
Osim toga, ponovno ocijenite vašu politiku putnih troškova. Koliko god su neugodne, krizne situacije su pravo vrijeme za testiranje učinkovitosti poslovne politike tvrtke. To se odnosi i na politiku putnih troškova koja zaposlenicima olakšava cijeli proces oko planiranja puta i naknade troškova putovanja.
Kako se trenutna krizna situacija odrazila na politiku putnih troškova vaše tvrtke? Je li i na kojim pitanjima dolazilo do problema i zastoja? Odgovori na ova pitanja pomoći će vam da bolje upravljate putnim troškovima u budućnosti“, objašnjava Jelena.
Pročitajte više: Kada se počelo govoriti o zatvaranju odjela koji je vodila, Jelena Šipušić pokupila kolege i otvorila vlastitu tvrtku
Sustav za management putnih troškova kao pomoć poslovanju u vrijeme krize
Krizna vremena pred tvrtke stavljaju ogromne izazove. Upravo u ovakvim okolnostima dolaze do izražaja svi eventualni nedostatci u poslovnim politikama i procesima tvrtki. Sustav za management službenih putovanja osigurava da poslovna putovanja, kao neizostavan dio poslovanja, ne postanu izvor neplaniranih i neželjenih troškova u vrijeme kada mnoge tvrtke moraju smanjivati budžete i reducirati troškove.
U normalnim okolnostima, tvrtke koriste ovakva rješenja kako bi uštedjele vrijeme i novac, te jednostavnije upravljale putnim troškovima. No, u kriznim vremenima, sustav za management službenih putovanja omogućuje i puno više od toga. Pružanjem jasnih, točnih i preglednih informacija o tome kada, kako i na koji način nastaju troškovi službenih putovanja, ovakva rješenje pomažu i olakšavaju poslovanje u kriznim vremenima.
Pripremljeno u suradnji sa 4APP
Foto: Privatna arhiva
