Jeste li ikad radili 9, 10 sati, ali ste imali osjećaj da niste ništa napravili? Kao da ste cijeli dan proveli na sastancima ili u odgovaranju na e-mailove? Zapravo, vjerojatno niste u krivu i to vam sad možete dokazati i My Analytics, Microsoftova aplikacija unutar Office 365, koja pruža uvid u dva ključna čimbenika osobne produktivnosti: kako ljudi provode svoje vrijeme i s kime ga provode.
Povezano:
- Kako nam Office 365 i OneDrive olakšavaju rad na dokumentima?
- Što je Office 365 i kako vam može olakšati poslovanje?
- Office 365 cloud i svi su dokumenti uvijek uz vas
Zašto odabrati My Analytics?
Kad otkrijete svoje navike, možete raditi pametnije, a u tome vam može pomoći My Analytics. Naime, program je podijeljen u četiri obrasca:
- Focus (fokus) – Imate li dovoljno neprekinutog vremena za posao? Dakle, vrijeme u kojem se obično trebate fokusirati na svoje zadatke, a ne na sastanke, mailove, pozive.
- Wellbeing (zdravlje uma i tijela) – Možete li se ‘isključiti’ iz svog posla? Dani bez sastanaka, mailova i poziva nakon radnog vremena.
- Network (umrežavanje) – Proaktivno upravljate mrežom? Kako komunicirate s najbližim suradnicima?
- Collaboration (suradnja) – Može li vaše vrijeme rada s drugima biti produktivnije? Vrijeme koje provodite na sastancima, mailova i pozivima.
Što sam otkrila o sebi?
Iako svakodnevno koristim Office 365, nisam posebnu pažnju obraćala na My Analytics dok mi jedan dan nije došao ‘mjesečni izvještaj’ o moj produktivnosti i vremenu koje provodim radeći.
Quiet days označava dane u kojima se ‘isključite’ nakon radnog vremena i ne odgovarate na mailove, sastanke i pozive. Na prvu mi se 16 dana činilo sasvim u redu, ali onda sam uočila radno vrijeme koje je My Analytics napravio i ono nije prikazivalo moje stvarno radno vrijeme. Imam osmosatno radno vrijeme, a ‘mjesečni izvještaj’ mi je pokazao da prema vremenu koje provedem ‘uključena’, moje radno vrijeme je 8-17.
Zbog toga sam odlučila koristiti neke druge mogućnosti programa kako bih skratila radno vrijeme, a bila jednako učinkovita. Naime, My Analytics vam može dati i prijedloge na što obratiti pažnju prilikom rada. Primjerice, moja komunikacija tijekom i nakon radnog vremena odvija se najviše putem e-mail, stoga mogu tijekom radnog vremena nekoliko puta odvojiti 5 minuta kako bi odgovorila na važne mailove, a ne prekidati rad svaki putem kad mi dođe obavijest zadatak. Vjerojatno će biti lakše za reći nego učiniti, no vrijedi probati.
Isto tako, postoji opcija stopiranja mailova tijekom radnog vremena kako biste se mogli fokusirati na zadatke. Što znači možete odvojiti dva sata bez ikakve distrakcije i obaviti zadatke koji su vam važni. Sve u svemu, produktivnost se može povećati.
Osim što možete povećati svoju produktivnost i učinkovitost tijekom radnog vremena, možete i napraviti posebnu mrežu kontakta. Kroz nju možete otkriti s kim najviše komunicirate i surađujete, a to možete biti važan faktor u stvaranju navika i smanjenju distrakcije putem mailova.
Napravite novi raspored za sebe i sretno u boljoj učinkovitosti.
Women in Adria članice ostvaruju posebne pogodnosti u A1, detalji na linku.
Tekst: Ana Dukić
Foto: Pixabay, Privatna arhiva
