Instant poruke (IM) elektronički su način komunikacije koja se događa u trenutku. Osim za privatne, ovakve poruke koriste se i za poslovne svrhe, a njihova najveća prednost očituje se u štednji dragocjenog vremena.
Predstavljaju savršen alat za učinkovitu i brzu komunikaciju koja njeguje odnose između zaposlenika ili s klijentima, ali usprkos svim pozitivnim stranama brzih poruka, profesionalci bi trebali pripaziti na nekoliko osnovnih pravila u ovakvoj poslovnoj instant komunikaciji.
Trebali biste poznavati osobu
Instant poruke prigodne su za komunikaciju s ljudima koje već znate jer su nešto neformalnije prirode. Ako vam je netko poznat samo s društvenih mreža, možda biste trebali razmisliti o drugom načinu komunikacije.
Započnite kratkim pozdravom
Pri započinjanju razgovora preko instant poruka, uvijek biste trebali kratko i pristojno pozdraviti sugovornika. Istovremeno, važno je provjeriti jesu li slobodni za razgovor kako ih ne biste u nečemu ometali.
Prilagodite komunikaciju sugovorniku
Svoj komunikacijski stil uskladite sa situacijom i osobom s kojom želite komunicirati. Nije isto šaljete li instant poruku kolegi, šefu ili klijentu. Formalna i gramatički ispravna komunikacija potrebna je za jednu kategoriju publike, dok neki razgovori mogu teći i u nešto opuštenijem tonu. Procijenite tko je u kojoj grupi.
Neka razgovor ostane kratak
Prije nego što pošaljete instant poruku zapitajte se hoće li tome nekome trebati puno vremena da razmisli o odgovoru na vašu poruku. Ako je vaš odgovor potvrdan, možda biste ga ipak trebali nazvati ili poslati e-mail. Brze instant poruke prigodne su za situacije kada je potreban žuran odgovor, a to znači odgovor u roku pola sata.
Pažljivo sa skraćenicama i simbolima
U brzim virtualnim razgovorima upotreba skraćenica i simbola poprilično je česta i zato je potrebno pripaziti da su oni prikladno upotrijebljeni.
Važno je biti siguran da osoba s kojom pričate zna o čemu je riječ. Ako koristite takve alate, neka budu oni poznati svima. Kada niste sigurni u takav scenarij, najsigurnije je umjesto skraćenice ili simbola odabrati riječ ili cijelu frazu.
Korištenje emotikona u društvenom virtualnom okruženju postalo je uobičajeno, pa i očekivano, ali u poslovnoj komunikaciji treba biti oprezan. Koristite ih ograničeno kako ne bi došlo do nesporazuma ili ostavljanja krivog, neprofesionalnog dojma.
Nikad ne šaljite loše vijesti
Instant poruke poprilično su ležeran medij, pa ozbiljne razgovore, posebice one negativne, sačuvajte za drugi tip komunikacije. Primjerice, vijest o otkazu ili lošim rezultatima projekta ne biste trebali prenijeti na ovaj način. U ovakvom okruženju držite se neutralnih i pozitivnih informacija, poput onih o dogovoru za sastanak ili kratkom odgovoru na pitanje.
Ne mijenjate dogovore
Ako je došlo do promjene u vremenu ili mjestu sastanka, osobu iz poštovanja radije nazovite. Ne provjeravaju svi računalo prije nego što odlaze na dogovoreno mjesto. Ne riskirajte svoj ugled!
Poštujte status sugovornika
Ako nečiji status kaže da su „zauzeti“, ne šaljite im poruku jer biste ih mogli ometati u nekom poslu. Iskakanja prozorčića s razgovorom u tom trenutku vjerojatno im se neće svidjeti. Pričekajte i zapišite što ste ih htjeli pitati.
Također, ne ostavljajte svoj „zauzeti“ status na duže vrijeme jer poništava svrhu ovakvog sustava slanja poruka. Iskoristite instant poruke za veću produktivnost i osjećaj zajedništva.
Kratak pozdrav na kraju razgovora
Kako biste komunikaciju na pravi način priveli kraju, važno je iz pristojnosti se zahvaliti. Na taj način gradite budući odnos, ostavljajući dobar dojam na bilo kojeg sugovornika. Ne zaboravite ovaj korak, isplati se!
Iskoristite medij za networking
Sve više ljudi radi od kuće, a instant poruke za takve pojedince mogu predstavljati odličan alat za upoznavanje ljudi. Iskoristite priliku i dodajte svoj IM identitet u e-mail potpis kako biste proširili svoju poslovnu mrežu kontakata i dodatno unaprijedili poslovanje.
Foto: Unsplash, Foter
