Sigurno se pitate kakve veze ima organizacija vremena s organizacijom prostora.
Upravljanje vremenom je organizacija zadatka
Vjerujte, jednom kad organizirate prostor i papire oslobodit ćete vrijeme i tek ćete tada znati koliko ga zapravo imate i koliko ga trebate organizirati.
Zašto je problem organizirati vrijeme? Vrijeme nije vidljivo i opipljivo kao prostor ili papiri. Ne možete ga vidjeti niti uzeti u ruku, i nije nešto što se gomila ili nešto što možete fizički doživjeti. Ali, da li je vrijeme stvarno toliko apstraktno koliko se na prvi pogled čini. Naravno da nije, ono je itekako mjerljivo i svi raspolažemo s točno istom količinom: 24 sata dnevno, 7 dana tjedno, 365 dana godišnje. Dakle, ne trebamo organizirati vrijeme, ono je već organizirano za nas. Ono što moramo organizirati jesu ZADACI KOJIMA ISPUNJAVAMO TO VRIJEME. Razmislite malo o tome.
Možda sada ne vjerujete, ali princip „5-O“ (odvojiti po vrstama, odbaciti višak, odrediti mjesto, odredite u čemu ćete čuvati i održavajte red) koji smo već opisivali može se primijeniti i ovdje. Samo razmislite o tome da je neorganiziran ormar jednako kao i neorganizirani raspored vremena: ograničeni ste količinom prostora odnosno sati; pretrpani ste sa nasumce nabacanim stvarima odnosno zadacima.
Razlozi vremenskog kaosa
Tri su najčešća razloga neorganiziranog vremenskog rasporeda:
1) Više zadataka nego raspoloživog vremena – Jedan od najočitijih uzroka problema u upravljanju vremenom je naše nastojanje da u svoj vremenski raspored uključimo više zadataka nego što za to imamo vremena.
2) Nejasni ciljevi i prioriteti – Ako nismo sigurni koji su nam prioriteti i ciljevi, teško možete biti organizirani. Većina se, u današnjem užurbanom svijetu, muči odabrati tek nekoliko ciljeva na koje bi se mogli usredotočiti, ili pokušava obaviti nešto za što nisu u potpunosti spremni i voljni.
3) Osvajač kaosa –Mnogi podsvjesno ostavljaju sve za zadnji trenutak ili svoj vremenski raspored ispune nevjerojatnom količinom zadataka jer uživaju u izazovu da „ostvare nemoguće“. Zapravo, imaju li previše slobodnog vremena, postaju bezvoljni, neproduktivni, i cijeli dan im može proći u nastojanju da obave jednu jedinu stvar. Takve osobe moraju nered u svom vremenskom rasporedu zamijeniti sadržajnim aktivnostima po vlastitom izboru, organizirajući i svoje slobodno vrijeme kao što organiziraju radno vrijeme, postavljajući si rokove kako bi se i dalje osjećali stimuliranim i aktivnim.
Organizacija vremena
Idemo sada organizirati vaše vrijeme. Prvo što morate napraviti je Isplanirati svoje zone.
Vremenski raspored treba biti podijeljen na zone aktivnosti koje će vam omogučiti ostvarenje ciljeva na različitim područjima vašeg života. Tako, npr. zaposlena majka može imati sljedeće zone: vrijeme posvećeno sebi (tjelovježba, njegovanje, posjet frizeru i kozmetičaru, bavljanje hobijima), vrijeme posvećeno obitelji (obroci, pomaganje djeci oko školskih zadataka, kućanski poslovi, rođendanske i druge proslave, izleti), radno vrijeme, vrijeme posvećeno partneru …Ako želite biti organizirani, zapamtite najvažnije pravilo: planiranje vremenskog rasporeda ne smije ostati visiti u zraku. Uzmite komad papira i uz sljedeće savjete napravite svoju vremensku kartu. Pri tome imajte na umu: smještajne jedinice kod organizacije vremena jesu sati dok ste budni. Dakle, prvo zapišite u svoju vremensku kartu sat kad se probuditei vrijeme kad idete spavati uključujući i uobičajene obroke. Sve između toga je ono što trebate organizirati.
Pravilo „5-0“
Sada ćemo primijeniti pravilo“5-O“ na vaš vremenski raspored.
1. Odvojite po vrstama
Svakom zadatku probajte odrediti odgovarajuće mjesto u vremenskom rasporedu. Npr, ako morate djetetu kupiti cipele, planirajte ići u kupovinu u subotu kada ste odredili vrijeme za obavljanje kućanskih poslova. Ako ponesete s posla nešto što trebate pročitati, odložite na mjesto s ostalim materijalima za čitanje i posvetite se tome u vrijeme predviđeno za čitanje. Iskrsne li nešto važno što ne može čekati, možete privremeno zamijeniti zone u vremenskom rasporedu, ali sada ćete znati što ste propustili i izgubljeno vrijeme ćete moći bolje iskoristiti drugi put.
2. Odbacite višak
Vremenska karta vam omogućuje da svaki zadatak koji se nađe pred vama procijente u odnosu na postavljene ciljeve jer vam ona predočava koliko vremena možete posvetiti pojedinom području iz svog života. Zato ćete biti selektivniji pri izboru zadataka koje ćete zadržati u svom rasporedu, a koje ćete delegirati.
3. Odredite mjesto svakom zadatku
Nakon što ćete neko vrijeme rabiti svoju vremensku kartu, dobro bi je bilo revidirati i vidjeti da li ste odredili dobre vremenske zone za obavljanje pojedinog posla. Npr. možete grupirati slične zadatke, sagledati koliko je vremena potrebno za pojedine aktivnosti, raditi u skladu sa svojim unutarnjim ritmom i ovisno o vremenskom rasporedu drugih.
4. Odredite način vođenja vremenskog rasporeda
Tu smo sada došli do pitanja tehnologije o kojoj će biti riječi u sljedećem postu.
5. Održavajte postignuti red
Jednom kada ste stekli kontrolu na vremenom, kada je vrijeme postalo nešto opipljivo i konkretno potrebno ga je svakodnevno pregledavati. Prije spavanja odvojite 15 minuta i pregledajte aktivnosti predviđene za sljedeći dan. Ako ste u nedoumici kako i kada koje aktivnosti rasporediti, imajte na umu svoje prioritete. I naravno, povremeno provjerite svoje ciljeve, što ste napravili u vezi ostvarivanja kako bi bili sigurni da ste na dobrom putu.
Kako najbolje iskoristiti raspoloživo vrijeme
Nekoliko ideja:
Istodobno obavljajte više aktivnosti
Logičnom kombinacijom aktivnosti pokušajte ispuniti nekoliko ciljeva odjednom. Npr, ako vam je jedan od ciljeva ostvariti dodatnu zaradu zbog čega morate svakodnevno putovati do posla sat vremena, a drugi cilj vam je naučiti francuski jezik, tijekom putovanja na posao preslušavajte CD s lekcijama iz francuskog. Kombinirajte kvalitetno provođenje vremena s djecom učeći ih životnim vještinama i zdravoj prehrani tako da ćete zajedno pripremiti večeru.
Unesite malo zabave kako biste ostali poletni
Bez obzira koliko vaš vremenski raspored bio opterećen, unesete li u njega nešto zabavno, vaša produktivnost će se značajno povećati – što će vam onda osloboditi vrijeme za druge aktivnosti.
Odgodite neke ciljeve
Ne morate sve ciljeve ostvariti odmah. Pokušajte ih rasporediti tijekom određenog vremenskog rasporeda.
Promijenite aktivnosti
Kako biste pobijedili dosadu i perfekcionizam – dva najveća gutača vremena – svakih 30 minuta do dva sata promijenite aktivnost. Sačuvat ćete svježinu i biti učinkovitiji.
Ciljevi
I za kraj još samo nekoliko savjeta glede ciljeva.
Ciljeve napišite na papir kojeg ćete staviti na vidljivo mjesto; zalijepite ga na vrata hladnjaka ili ga držite na radnom stolu u uredu. Neka vam to bude mjerilo prema kojemu ćete donositi odluke dođete li u iskušenje da se bavite nekom nepredviđenom aktivnošću, postavi li netko pred vas neki zahtjev ili molbu, dođe li do nečega što će vas prekinuti u vašem radu. U tom slučaju postavite si pitanje: Hoće li mi to pomoći da ostavrim zadani cilj? Odmah ćete znati što vam je činiti.
Također slijedite pravilo: „jedno unutra , jedno van“ – želite li u svoj popunjeni raspored dodati jednu aktivnost, morate znati da to možete uraditi tek kad jenu aktivnost izbaciti iz rasporeda.
Povezani članci:
Rokovnici- vođenje vremenskog rasporeda
Kristina Brkić, profesionalni organizator-Svatko može osmisliti organizacijski plan temeljen na vlastitim ciljevima, navikama i potrebama – plan koji æe djelovati u skladu s vašom osobnošæu, a ne protiv nje. Profesionalni organizator svojim znanjem i vještinama, radom jedan na jedan, navodi vas da osmislite vlastiti sustav organiziranja te vas usmjerava i osnažuje u potrebi za organiziranjem. www.inout.hr
Izvor:
Julie Morgenstern: Organizirajte se iznutra prema van, Zagreb 2003
Julie Morgenstern: Organizing from the inside out, New York 2004.
