Prije godinu dana u ovo vrijeme bila sam u potpunom kaosu. Kao svaka poduzetnica imam previše ideja i projekata u tijeku i “u glavi”. U jednom trenutku postalo mi je jasno da meni rokovnik više ne može biti jedini organizacijski alat.
Jer sve te ideje, projekte, inicijative treba kontinuirano pratiti. Jer imam dnevnu to-do listu, to-do listu po projektu i treba mi i takvo praćenje.
U to vrijeme počeli smo raditi na knjizi Kako pokrenuti i voditi posao od kuće i u potrazi za alatima za organizaciju došli smo do Office 365. Prvi bez kojeg danas više ne mogu je OneDrive jer on omogućava pristup dokumentima s bilo kojeg uređaja.
OneNote kao navigacijska ploča biznisa
Ali potpuno me je oduševio OneNote. Što je OneNote? To je zapravo digitalni rokovnik koji sami oblikujete. Budući da ja imam punu glavu ideja i misli mi frcaju, moram odmah sve zapisati, a tu mi pomaže što je OneNote također dostupan na svim uređajima i mogu odmah reagirati. Odnosno, isto kao i OneDrive ima lokalnu i online verziju koje se stalno sinhroniziraju i tako uvijek imate pristup istim, najnovijim podacima.
OneNote je i puno više od rokovnika, on je meni zapravo kao navigacijska ploča jer je povezan sa ostalim Office365 alatima. Moj inbox više nije kaotičan jer su svi važni mailovi u OneNoteu pod projektima u koje pripadaju. U njemu također imam sve Excell ili Word dokumente koji se odnose na određeni projekt.
Dolje možete vidjeti kako to izgleda kod mene. Ovi tabovi u raznim bojama su moji projekti. Prvi tab mi je To-do lista koju radim dnevno i tjedno tako da za svaki tjedan imam novu stranicu u tabu To-do lista, ovo žuto sa strane. OneNote ima puno predložaka za planiranje, ja najviše volim ove kućice u koje stavljam kvačice:-). Nekako mi je postala navika da ne idem spavati dok ne napravim to-do listu za sljedeći dan tako da ujutro mogu odmah krenuti.
Možete kreirati više bilježnica, odnosno bolje organizirati projekte, klijente ili što god ovisno o vašem poslu. Ja sam u posebne bilježnice organizirala veće projekte, na primjer knjige na kojima smo radili i onda ti projekti imaju svoje tabove i podtabove.
OneNote za zajednički rad na projektima uz pomoć ostalih Office 365 aplikacija
Kao i svi Office 365 alati, OneNote je namijenjen suradnji cijelog tima. Tako smo mi recimo na našim knjigama radili kroz OneNote i na taj način smanjili mailove na minimum.
Na primjer, kad smo radili na knjizi Kako pokrenuti i voditi posao od kuće, kreirala sam posebnu bilježnicu za taj cijeli projekt. Svako poglavlje knjige je dobilo svoj tab, a podpoglavlja tabove sa strane. Na tekstovima smo radili kroz Office 365 Word koji također omogućava timski rad, a dokumenti su umetnuti u pripradajuća poglavlja i sve promjene su bile automatski vidljive i pregledne u OneNoteu.
Kad smo radili na knjizi 50 poduzetnica koje nas inspiriraju ključna stvar nam je bila Excell tabela s popisom poduzetnica i statusom teksta i slika za svaku od njih.
Ta tabela se nalazila u OneNote i svatko od nas ju je mijenjao lokalno, a sve promjene su bile vidljive u OneNote bilježnici projekta koja je vidljiva cijelom timu.
OneNote i Outlook za maksimalnu efikasnost
Ono što me posebno oduševljava je povezanost OneNotea i Outlooka koji nam je svima često noćna mora.
Do nedavno sam mailove koje ne stignem odmah riješiti “flagala” kao zadatke i tamo su znali stajati mjesecima.
Sad svaki mail mogu “poslati” u Onenote, tako da na mojoj to-do listi gore možete vidjeti dolje važne mailove kao podsjetnik. Klikom na One-note opciju u mailu, otvara mi se izbor mojih tabova u OneNote gdje odabirem gdje ću mail smjestiti.
Zadatak iz moje to-do liste iz OneNotea jednim klikom postaje zadatak u Outlooku i nema više zabune što treba napraviti.
OneNote i kalendar iz Outlooka
Vaš Outlook kalendar također savršeno funkcionira s OneNoteom. Zapisnik sa sastanka možete napisati u kalendaru ili ga možete odmah poslati u OneNote u bilježnicu projekta na kojem radite i gdje imate arhivu svih sastanaka i dogovora.
Nakon što ste napisali zapisnik i zaključke, možete to sve skupa poslati iz OneNotea mailom svim sudionicima sastanka.
Bilješke sa sastanka možete pisati i olovkom na tabletu ili mobitelu, a OneNOte vaš rukopis može pretvoriti u tekst.
Ovo je samo mali dio mogućnosti OneNotea, pokazala sam vam stvari koje su meni do sada jako olakšale organizaciju i upravljanje projektima i biznisom. Svaki dan naučim nešto novo i veselim se tome.
Ako mislite da OneNote može i vama pomoći, i ako ste naša članice iskoristite pogodnosti:
Women in Adria članice u periodu od 15.12. do 31.12. 2016. imaju pravo na ostvarenje popusta od 10% na O365 Business Essentials licence odnosno 15% na Business Premium licence.
Foto: Microsoft, screenshots
