Mali poduzetnici često koriste fleksibilnost vlastitog biznisa i ne rade na tradicionalni način, iz ureda, već kombiniraju rad s više lokacija. Nisu opterećeni tradicionalnim korporativnim okruženjem koje podrazumijeva samo rad u uredu, već svoje poslovanje često svedu na ono što jedino ima smisla: rad sa više lokacija, s dislociranim timovima na raznim lokacijama, fleksibilno.
Poduzetnice često rade od kuće, a ako je njihov biznis i prerastao kućni ured, one ga ne napuštaju u potpunosti nego kombiniraju rad od kuće i u tradicionalnom uredu. S druge strane, nedostatak IT podrške koja velikim tvrtkama osigurava preduvjete za ovakav rad je često prepreka da takav način rada bude maksimalno efikasan i da u potpunosti možemo koristiti benefite rada od kuće.
Stoga smo zamolili direktoricu prodaje u Microsoftu da nam da više informacija o Microsoftovim rješenjima za male poduzetnike.
Microsoft Office jedan je od najkorištenijih uredskih programskih paketa. Koje biste dijelove tog paketa posebno istaknuli za male poduzetnike?
Danas svi žele biti produktivniji, uštedjeti na vremenu, napraviti nešto brže i efikasnije, a kako bi to uspjeli ne postoji bolje programsko rješenje od Microsoft Officea. Teško je izdvojiti što je najvažnije jer svaki od alata ima svoju primjenu u svakodnevnom poslovanju.
Primjerice, za razmjenu elektronske pošte, vođenje kalendara, zakazivanje sastanaka izvrstan je izbor Outlook. S druge strane, ako trebate voditi online sastanke i konferencije na daljinu odabrat ćete Skype for Business. Za vrijeme takvih sastanaka svaki od sudionika može podijeliti svoj ekran s drugima te tako prezentirati razne sadržaje, a i istovremeno s razgovorom sudionici mogu slati komentare koje svi vide. A broj sudionika na Skype sastancima može biti i do čak 10.000 – dakle, granice skoro da ne postoje.
Istaknula bih posebno OneNote, odnosno digitalnu bilježnicu za bilježenje i praćenje svih važnih sastanaka, dostupnu na svakom uređaju i uvijek pri ruci. Na jedan klik dostupne su vam sve informacije koje ste upisali koje biste inače u bilo kojem drugom alatu tražili neko vrijeme. Istovremeno, na radnoj površini na jednostavan način otvarate tekst boxove gdje želite, kreirate tablice i sl., a uz sve to dokumente možete dijeliti s ostalima te zajednički raditi na njima.
I kada napravite sve što trebate, u OneNote, Outlooku ili nekom drugom Office alatu, onda sve možete spremiti na sigurno i središnje mjesto – One Drive – koje se nalazi u oblaku i s kojeg su dostupne sve informacije na svim vrstama uređaja.
U posljednje vrijeme sve češće slušamo o Office365. Što je to? Koje su glavne prednosti?
Office 365 je Office online, odnosno Office u oblaku. Rekla bih da je generalno gledajući najveća prednost sigurnost podataka u cloudu i veća mogućnost kolaboracije između korisnika. Npr. ukoliko izgubite mobilni uređaj vaši podaci neće nestati s obzirom da su svi već spremljeni u cloudu, a i jednostavno se može onemogućiti korištenje podataka s tog izgubljenog uređaja.
No, Office365 pruža puno funkcionalnosti i svako će naći nešto što mu je najvažnije. Za mene je to mogućnost da svojim dokumentima pristupam s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme. Nekome drugom je pak značajnije da ima 1TB prostora za pohranu svojih dokumenata jer je veličina inboxa također vrlo velika prednost. Nadalje, i jedinstveno korisničko iskustvo bez obzira na uređaj kojeg se koristi je važno jer korisnici neće trošiti previše vremena da se navikavaju na novo sučelje.
Po čemu se Office365 razlikuje od klasičnog MS Officea?
Ovo pitanje je jako često i treba razjasniti da Office 365 nije Microsoft Office. Iako imaju Office u svom nazivu, Office 365 je skup usluga i servisa koje koristimo online, a Microsoft Office 2003, 2010, 2013 ili 2016 je skup korisničkih alata, aplikacija koje se instaliraju na računalo. Dakle, osnovna razlika je gdje se nalaze usluge i alati kao i da je Office 365 usluga koja se plaća na mjesečnoj bazi i cijena ovisi o tarifi i aplikacijama koje korisnik odabere. No, da ne bi bilo zabune, kroz Office 365 ali u određenim paketima, svaki korisnik može preuzeti Office i to onaj najnoviji i instalirati ga na računalo.
Dvije dodatne prednosti korištenja Office 365 su što korisnik ne treba voditi računa o ažuriranju aplikacija i kompatibilnosti s novijim verzijama dokumenata, jer je to kroz Office 365 podržano kao i da Office 365 možete instalirati na više računala (npr. laptop, smartphone, tablet i sl.) dok se klasični Office može instalirati na samo jedno računalo.
Zašto odabrati cloud verziju, a ne klasični Office?
Sve velike i najvažnije prednosti navedene su kroz prethodno pitanje ali ono najvažnije je mobilnost, dostupnost uvijek i svugdje, rad s bilo kojeg mjesta i s bilo kojeg uređaja, a pritom su dovoljni samo korisnički podaci za spajanje i pristup internetu.
Naglasila bih ovdje aspekt sigurnosti s obzirom da postoje određene skepse prema korištenjima sustava koji koristi pohranu u oblaku. Kod Office 365 podaci su, ma kako osjetljivi bili, sigurni u svakom trenutku jer su pohranjeni na nekoliko različitih lokacija u podatkovnim centrima diljem svijeta što garantira da ćete uvijek imati pristup svojim podacima te da će oni biti sačuvani čak i ako se vama pokvari računalo.
Inače, Microsoft je uz sigurnost posvećen i privatnosti naših korisnika i njihovih podataka, pa smo tako postali prva velika IT kompanija koja je prihvatila prvi međunarodni standard za zaštitu privatnosti podataka u cloudu – ISO/IEC 27018. Također, institucije EU koje reguliraju privatnost potvrdile su da implementacija EU Model Clauses u Microsoft korporativnim ugovorima, zadovoljava najviše standarde za međunarodni transfer podataka u cloudu.
A što je s mobilnom verzijom? Da li je moguće voditi posao samo pomoću mobilnog telefona ili tableta?
Apsolutno da. Na svim vrstama uređaja dostupne su aplikacije poput Worda, Excela, Power Pointa, Outlooka, One Drivea, Skype for Businessa i to na svim platformama (iOS, Android i Windows telefone kao i tablete).
Ukoliko imate verzije Lumia pametnih telefona koje podržavaju opciju Continuum, telefon možete zaista koristiti kao računalo. Naime, spajanjem monitora, miša i tipkovnice na Microsoft Lumia 950 ili 950 XL, uz pomoć Microsoft Display Docka, oni postaju poput računala s Windows 10 aplikacijama, a istovremeno i dalje mogu primati pozive poput običnog telefona.
Postoje li još kakva Microsoftova poslovna rješenja namijenjena malim poduzetnicima?
Prije svega istaknula bih paket Office 365 Business koji nudi različite servise namjenjene poslovnim korisnicima. Više o paketima na linku, Dodatne opcije koje su malim poduzetnicima zanimljive i uistinu korisne su primjerice CRM Online, koji je posebno atraktivan od kada je postao dostupan u oblaku. CRM online je alat koji malim tvrtkama pomaže upravljati odnosima s korisnicima, marketinškim aktivnostima, upravljanju prodajom i slično. Dodatno, on-line sigurnosna pohrana podataka, servisi kontakata te udomljavanje web stranica najčešće su korišteni Azure servise dostupni za male korisnike.
Po čemu se ta poslovna rješenja razlikuju od onih za običnog, privatnog, korisnika?
Osnovna i najveća razlika leži u činjenici da „kućne“ verzije Office 365 ne posjeduju poslovne aplikacije poput pošte, kalendara, bilježaka, online pohrane podataka, te niza drugih servisa. Tako npr. privatnim korisnicima Outlooka nije dostupno dijeljenje kalendara s drugim korisnicima ili npr. nije moguće davati drugim korisnicima različite razine adminstrativnih prava za rad s folderima i dokumentima.
Zašto bi mali korisnik koji tek pokreće svoj posao trebao uložiti u licencirane programe? Po čemu su Microsoftovi programi bolji od besplatnih inačica?
Svaki biznis, pa i najmanji, želi biti pouzdan, siguran, relevantan i svom korisniku pružiti najbolju uslugu. Microsoft je lider u poslovnim aplikacijama, productivity proizvodima. Microsoft mnogo ulaže u sigurnost, privatnost, pa su vaši podaci sigurni i zaštićeni. Microsoft je prvi Cloud service provider koji je dobio ISO 27018 certifikat, kojim se regulira zaštita privatnosti podataka. Kad su vaši podaci smješteni u Microsoft podatkovnom centru možete biti apsolutno sigurni da neće biti korišteni recimo u marketinške svrhe i sl.
Kako da mali poduzetnik odabere koji je program/usluga najbolji za njega? Postoji li nekakav kontakt centar?
Microsoft ima veliku mrežu partnera u Hrvatskoj. Svaki korisnik se može obratiti jednom od naših partnera koji ga mogu savjetovati koja verzija O365 je najbolja za njegove potrebe. Isto tako korisnik treba znati što želi, koji su mu prioriteti, koje su mu potrebe, i sukladno tomu izabrati najadekvatniju verziju za sebe. Naravno, Microsoft na svojim stranicama, koje su za O365 lokalizirane na hrvatski, nudi obilje informacija prema kojima se onda može zaključiti koji bi paketi bili po mjeri pojedinog korisnika.
Mora li korisnik biti napredni korisnik kako bi se mogao koristiti Microsoftovim rješenjima? Koliko su ona komplicirana odnosno koliko je njihovo korištenje intuitivno?
Svakako ne. Primjerice, Windows je najčešće instalirana platforma na svijetu. Skoro da nema korisnika računala koji barem jednom nije imao računalo s Windows operativnim sustavom. Windows10 kao najnovija verzija ovog operativnog sustava nudi niz jednostavnih funkcionalnosti za korištenje: od Continuum mode-a putem kojeg se 2u1 uređaji prebacuju iz desktop u tablet mode prilikom odvajanja tastature, Edgea kao prvog internetskog preglednika koji omogućava stvaranje zabilješki direktno na internetskim stranicama, integriranih i unaprijeđenih aplikacija (Mail, People, Calendar, Messaging, Photo, Music, Video, Xbox, Maps) koje se zahvaljujući One Drive sinkroniziraju sa svim uređajima koji koriste isti Microsoft korisnički račun. Sve to može koristiti svatko tko poznaje osnove korištenja računalom.
Također, treba naglasiti kako se operativni sustav Windows 10 automatski ažurira kako bi se korisnicima pružile najnovije nadogradnje i poboljšane funkcionalnosti.
Office paket, o kojemu smo dosta govorili u prethodnim pitanjima, se prirodno naslanja na Windows. Office je također već dugo najkorišteniji proizvod za kreiranje dokumenata, pripremu prezentacija ili za različite izračune i trenutačno ga koristi 1,2 milijarde ljudi u 140 zemalja svijeta. Njegovi alati kao što su Word, PPT, Excell, Outlook su poznati već godinama i široko korišteni, a sve više se koriste i noviji alati kao što OneNote ili Sway. Koliko je u stvari Office jednostavan i nužan za svakodnevno korištenje govori činjenica da gotovo svaki poslodavac pri zapošljavanju od potencijalnih zaposlenika traži poznavanje rada u Officeu.
A jedinstveno korisničko iskustvo bez obzira na uređaj koji koristite, čini Microsoft rješenja još jednostavnijima za korištenje.
Foto: Microsoft
