Bilo da ste poduzetnica ili da radite u nekoj tvrtki, znate da su sastanci neizostavan dio vašeg radnog tjedna, čak i radnog dana. Ali na sastanke gubimo mnogo vremena – vremena kojeg bismo mogli posvetiti drugim zadacima i projektima koji zahtijevaju našu pozornost.
Teško je biti produktivan ako radite dva sata i onda trčite na jedan, pa drugi, pa treći sastanak, pa dođete iscrpljeni na svoje radno mjesto i nastavite s onim što ste radili ujutro. Mnogi zaposlenici misle da su sastanci glavni ubojice produktivnosti na poslu. Nije ni čudno s obzirom na takav raspored radnog dana.
Nije ništa drugačije ni kada ste poduzetnica. Štoviše, tada je situacija sa sastancima još gora. Kako si onda pomoći?
Ne više od tri sastanka dnevno
Kris Duggan, suosnivač i CEO kompanije BetterWorks, odlučio se suočiti s tim problemom tako da je ograničio broj sastanaka koje ima svaki dan. Naime, svaki radni dan u njegovom rasporedu ima vrijeme kada mu nije dozvoljeno imati sastanke i svaki dan zakaže maksimalno dva ili tri sastanka.
„Smatram da ako sam sebi organiziram vrijeme bez sastanaka, da si dopuštam razmišljanje izvan okvira trenutačnih rokova, što mi pomaže da se fokusiram na dugoročne ciljeve“, izjavio je Duggan za Business Insider te nadodao da mu način kako se organizira pomaže da utvrdi svoje glavne ciljeve i prioritete bez gubljenja vremena na sastanke.
Sličnu politiku imaju i menadžeri i zaposlenici u njegovoj kompaniji. Naime, menadžerima je dopustio da sami odaberu jedan ili dva dana u kojima neće biti nikakvih sastanaka na rasporedu kako bi se i menadžeri, ali i zaposlenici, usredotočili na zadatke koji zahtijevaju njihovu punu pozornost.
„Kada vodite biznis, barem jedan dio vašeg dana mora biti posvećen planiranju budućnosti vaše kompanije i stvaranju novih ciljeva i ako baš svaki sastanak nije fokusiran na te stvari, nemoguće je sve to postići u isto vrijeme“, rekao je.
Zato Duggan svim poduzetnicima i osobama na vodećim pozicijama savjetuje da slijede njegovu politiku sa sastancima – ograniče si sastanke na dva do tri sastanka na dnevnoj bazi, ovisno o potrebi.
E sada, naravno da postoje iznimke od pravila. Vjerojatno ste pomislili da je ponekad stvarno potrebno održati više od dva sastanka dnevno. Naravno da nećete odbiti važnog klijenta samo zato što on zahtijeva da se nađete u vrijeme kada vi niste planirali nikakav sastanak. Tu su naravno i situacije kada imate nekakav važan događaj ili planirate lansiranje novog proizvoda i u takvim situacijama, cjelodnevni sastanci su sasvim normalna stvar. S takvim se situacijama susreo i sam Duggan i nije odbio klijenta samo zato što je on htio sastanak na dan kada je Duggan već imao zakazanih par sastanaka.
Ali, takvi važni projekti ili klijenti se ne događaju baš svaki dan. No, svejedno misli da je ova njegova strategija, koja pomaže i njemu, važna za razvoj svakog biznisa.
Pokušajte. Zakažite dva ili najviše tri sastanka u jednom danu ili jedan ili dva dana (koliko vam je potrebno) u tjednu ostavite kao dane za sastanke, a ostatak vremena posvetite razvijanju strategija za razvoj vaše tvrtke i drugim projektima važnijima za biznis od odlaska na sastanak.
Foto: 123rf
