Kako planirate svoje sastanke? “Slažete” li ih jedan do drugoga ili si ipak ostavljate nešto prostora za slučaj da se neki sastanak odulji? Bez obzira radite li u uredu u kojem drugi dolaze k vama na sastanak ili radite od kuće pa vi idete nekome drugome na sastanak, pažljivo planiranje termina može biti ključno.
No, jeste li ikad pokušali razmisliti koliko vremena “potrošite” u pauzama između sastanaka? Petnaestak minuta tu, pola sata tamo i do kraja dana zapravo izgubite sat ili dva tijekom kojih ste mogli biti produktivni.
Kako iskoristiti rupe između sastanaka?
Većina poduzetnica koje rade same i od kuće, pokušava grupirati sastanke u jedan ili dva dana tijekom tjedna. Na taj način su cijeli dan na sastancima, dok su ostale dane u uredu ili se bave nekim drugim stvarima. Međutim, tijekom “dana za sastančenje”, gotovo su neproduktivne što se tiče ostalih poslova. I tu onda mogu nastati problemi.
Pametni i uspješni poslovni ljudi pametno planiraju svoj radni dan. Neovisno o tome imaju li pet ili niti jedan sastanak. I vi se možete poslužiti njihovim “trikovima” i tako povećati svoju produktivnost čak i kad imate rupu između dva sastanka. Jordan Cohen, stručnjak za produktivnost za Harvard Business Review predlaže sljedeće:
1. Identificirajte rupe
Na kraju svakog radnog dana pogledajte svoj raspored za sljedeći dan ili, ako vam je tako draže, pogledajte ga ujutro. Identificirajte “rupe” među sastancima i njihovo trajanje. Pokušajte izračunati koliko vremena u tim rupama možete iskoristiti za nešto, a koliko vam je potrebno za odmor, kavu, ručak ili putovanje od jednog mjesta sastanka do drugog. Naravno, “rupe” se mogu pojaviti i neplanirano, kad netko otkaže sastanak u posljednji trenutak ili prethodni sastanak završi ranije, no to samo znači da ćete imati više vremena za “popunjavanje rupe”.
2. Popunite rupe
Sad kad ste utvrdili koliko rupa imate i koliko su one dugačke, možete isplanirati i kako ćete ih popuniti. Možda vam se rupa od 10 minuta ne čini velikom, ali u tom periodu možete provjeriti e-mail poruke ili uzvratiti neki propušteni poziv. Čak je i 15 minuta dovoljno da pomoću e-bankinga platite neke račune ili započnete s pisanjem prijedloga za neki projekt. Pronađete li rupu od pola sata, iskoristite ju za zadatke koje najčešće odgađate poput pripreme izvješća ili pregledavanja ugovora. Ako znate da imate samo nekoliko minuta da obavite neki zadatak biti ćete fokusiraniji i produktivniji, ali će vam biti i lakše obaviti zadatke koji vam inače teže padaju.
3. Prekrižite obavljeno
Na kraju dana ponovno prođite kroz sve one zadatke koje ste obavili “u rupi” i isplanirajte kako i kad ćete obaviti one koji su vam preostali. Kad na papiru ugledate sve što se napravili dok ste, primjerice, čekali konferencijski poziv ili poslovnog partnera koji je zapeo u prometu, vidjeti ćete koliko ste produktivniji iako radite u kraćim vremenskim periodima.
4. Opremite se
Možda vam ulaganje u prijenosno računalo ili tablet trenutno nije u planu, ali ako ste često po sastancima ili na putu, prijenosni uređaj može vam poslužiti kao prijenosni ured. Više nije neobično vidjeti ljude kako rade na prijenosnim računalima u vlaku, autobusu, na gradskom trgu ili kafiću. Dovoljno je tek malo prostora da negdje sjednete ili oslonite prijenosno računalo i odradite nešto što bi vas inače čekalo do povratka u ured.
Iskoristite li vrijeme koje ste inače proveli čitajući novine ili ispijajući četvrtu kavu taj dan za rješavanje “tekućih poslova”, biti ćete produktivniji, a istovremeno ćete popuniti rupe u svom rasporedu. Pokušajte, najgore što vam se može dogoditi je da zaboravite popiti koju kavu tijekom dana.
Foto: 123rf
