Vrijeme, ili bolje rečeno nedostatak vremena, ono je s čime se svi redovito borimo. Kada barem dan ne bi trajao ‘samo’ 24 sata. U posebnoj su vremenskoj stisci poduzetnici, a reklo bi se, najviše oni čija tvrtka ima jednog zaposlenika – njih same. Kako rasporediti vrijeme, a da uspješno obavite sve svoje zadatke te ujedno ne eksplodirate? Kako napraviti više u manje vremena? Različite stvari pomažu različitim ljudima.
Neki se jednostavno trebaju na neko vrijeme ‘isključiti’ iz svega i odmaknuti se od mobitela i računala, dok drugima pomažu kraće, ali češće pauze.
Ključ je u pravilnom doziranju!
Rasporediti vrijeme za svaki zadatak bolje je od multi-taskinga
Naime, za svaki zadatak koji vas tog dana očekuje odvojite određeni vremenski rok koji smatrate da je dovoljan da ga obavite. Multi-tasking koji je nekada bio ‘na cijeni’, više nije ‘najbolji lijek’ za produktivnost, već naprotiv, trenutno ga smatraju lošom navikom. Istraživanja naime pokazuju da će skakanje s jednog posla na drugi u biti rezultirati gubitkom vremena i da će vam trebati više da sve završite jer u biti, ljudi ne mogu realno raditi više stvari u isto vrijeme. Mogu samo izmjenjivati zadatke.
Zato je trenutno metoda multi-taskinga zamijenjena novom, trenutno vrlo popularnom metodom obavljanja zadataka, batchingom, koja se zalaže za pravilo ‘doziranje’ vremena po zadacima.
Umjesto da bezglavo pokušavate tipkati, telefonirati i potpisivati neke papire, usredotočite svoj um i svoje misli na samo jedan zadatak, što će vas učiniti smirenijima, a posao koji morate obaviti jasnijim i jednostavnijim.
No, kada je doziranje vremena najkorisnije?
Fokusirajte se samo na ono što trenutno radite
Iako je to tehnika koja se može primijeniti na razne aspekte života, od obiteljskih do poslovnih, doziranje će možda ipak najbolje doći u trenutku kada imate popis vrlo zahtjevnih zadataka koji su svi međusobno jako različiti i nemaju zajedničkih poveznica. Fokusiranje na samo jednog važnog klijenta, znači uspjeti upiti sve što on ima za reći. Ako se oduprete želji da provjerite svoj email ili objavite nešto na društvenoj mreži, niste u njegov glas umiješali svoj privatni i već ste na dobitku. Email će biti tamo i kada dovršite sastanak, a ovako ne morate brinuti da ste prečuli nešto bitno i da niste bili skoncentrirani. Vjerojatno ste ostavili i bolji dojam. Navodno ako samo odgovorite na jedan email tijekom razgovora, izlazite iz tijeka svog uma i treba vam čak 15 minuta da se povratite na temu. Zastrašujuće, zar ne?
Ako vaš radni dan znači kaos, morate smisliti način kako ćete sada u njega uspjeti smjestiti doziranje vremena. Evo nekoliko jednostavnih primjera u koje grupe možete svrstati svoje radne zadatke: ‘Zadaci vezani uz klijente i projekti’, ‘Sadržaj vezan uz vlastiti posao – blog ili newsletter’, ‘Suradnički projekti’, ‘Pisanje i zakazivanje objava za medije i društvene mreže’, ‘Čitanje i odgovaranje na emailove’, ‘Unapređivanje logičkih procesa svog posla’.
Kada pogledate svoju listu zaduženja za taj dan, nemojte se prepustiti očaju i pribjeći panici. Možda ovaj radni dan ipak neće trajati 12 sati uz malo dobrog doziranja. Podijelite posao ili po zadacima ili po klijentima i sve rješavajte jedan po jedan.
‘Pomodoro’ tehnika idealna za raspoređivanje vremena
Najbolje će biti ako to sve uvrstite u svoj kalendar i probajte se držati doziranja barem tri tjedna jer toliko je vremena navodno potrebno da se stekne neka nova navika.
Na posljetku, vidjet ćete da doziranje vremena povećava produktivnost, što vodi ka sretnijim klijentima, a samim time imate više vremena za opuštanje ili, ako vam to ne dolazi u obzir, nove poslovne izazove.
Mnogima u doziranju vremena pomaže, u Americi ali i diljem svijeta, trenutno vrlo popularna tehnika ‘Pomodoro’, a ovdje možete pogledati u čemu je točno riječ i kako rasporediti vrijeme na određene zadatke uz pomoć ovog malog jednostavnog timera. ‘Pomodoro’ je veliku popularnost doživio zato što je jednostavan i zabavan za korištenje te počinje djelovati odmah na vašu oragniziranost i bolje doziranje vremena.
Foto: 123.rf
