Elektroničke poruke ili e-mail, postale su neizostavan dio poslovanja. Međutim, često nam njihova količina opterećuje inbox i izaziva glavobolju tijekom radnog dana. To najbolje znaju oni koji se dnevno moraju “boriti” s nekoliko stotina poruka, među kojima ima i neželjenih, ali i onih koje su zaista bitne.
Kako vam e-mail ne bi postao nepotrebni izvor stresa, pronašli smo za vas nekoliko alata pomoću kojih ćete jednostavnije i uspješnije moći organizirati svoje e-mail poruke i tako si olakšati rad s njima.
Alati za organizaciju e-maila
Prije svega jedna mala napomena – bez obzira koji e-mail program koristite, trebali biste se dobro upoznati s njegovim osnovnim mogućnostima. Pri tome mislimo na filtriranje, organiziranje u mape, prebacivanje poruka u arhivu i slično. Gotovo svi programi za čitanje e-mail poruka imaju te mogućnosti (a neki i mnogo više) pa neka vam one budu osnova.
Filteri vam mogu pomoći da i prije samog čitanja prebacite poruke u odgovarajuće mape ili da vam istaknu pošiljatelja poruke i tako skrenu pozornost na pojedini e-mail.
Arhiviranje e-mail poruka je nešto o čemu rijetki razmišljaju, a zapravo je veoma dobar i jednostavan način kako stare poruke, koje vam više ne trebaju u svakodnevnoj komunikaciji, “izbaciti” iz inboxa. Većina programa nudi spremanje poruka u arhivu i to tako da im možete pristupiti kasnije, ukoliko se za to pokaže potreba. Najbolje je arhivirati poruke ovisno o završenom projektu ili barem na kraju svake kalendarske godine, ako vam one nisu nužne za rad i sljedeće godine.
Za ostatak, odaberite neki od sljedećih alata:
Boomerang
Je li vam se ikad dogodilo da ste počeli pisati neki e-mail, spremili ga u nedovršene poruke i jednostavno zaboravili poslati ga? Boomerang vam omogućava da napišete e-mail i zadate vrijeme kad taj e-mail treba poslati. Osmišljen je prvenstveno za Gmail, a jednostavno ga se instalira kao dodatak za Firefox ili Chrome preglednik.
Mailstorm
Ovaj nevjerojatno koristan alat omogućava vam da u tren oka posložite, deletirate i odjavite se s brojnih newslettera na koje ste se prijavili tijekom godina. Jednostavno odaberite poruke po pošiljatelju, predmetu ili kategoriji i riješite se nepotrebnog nereda. Mailstorm radi s Gmailom, Outlookom i svim ostalim e-mail servisima koji podržavaju IMAP protokol.
Evercontact
Koliko vam vremena otpada na popunjavanje podataka o kontaktima? Evercontact je alat koji automatski provjerava potpis iz e-maila s podacima koje imate o kontaktima. Na taj vam se način neće dogoditi da na sastanak dođete na staru lokaciju neke tvrtke, jer jednostavno niste primijetili da su se preselili.
AwayFind
Ako ste ikad čekali važan e-mail, a istovremeno ste morali na sastanak na kojem niste bili u mogućnosti stalno provjeravati je li stigao, AwayFind je izvrsno rješenje za vas. Ova usluga, besplatna za jedan Gmail i jedan e-mail koji podržava IMAP poslati će vam SMS, poruku na Twitter ili u Gtalk onog trenutka kad vam traženi e-mail stigne. Više nema potrebe za stalnim provjeravanjem inboxa. AwayFind je besplatan prvih mjesec dana, a nakon toga oko 5 dolara mjesečno.
NudgeMail
Primate li velik broj e-mail poruka svakodnevno, lako vam se dogodi da jednostavno zaboravite odgovoriti na neku od poruka. Kako bi vas podsjetio da je neki e-mail još uvijek neodgovoren, NudgeMail nudi uslugu podsjetnika. Dovoljno je poslati željeni e-mail na neku od NudgeMailovih e-mail adresa. Tako, želite li da vas podsjeti sutra, šaljite na “[email protected]”. Želite li da vas podsjeti za 2 sata, šaljite na “[email protected]”. NudgeMail će vam u željeno vrijeme ponovno poslati e-mail kako bi vas podsjetio da niste odgovorili na taj e-mail. Na stranicama NudgeMaila možete pogledati cijeli niz “naredbi” među kojima su one i za redovito podsjećanje na neki e-mail, ali i za uključivanje e-maila u Google Calendar.
Swizzle
Swizzle je alat koji će vam u tren oka organizirati e-mailove i riješiti vas različitih reklama, newslettera i spamova. Glavna mu je prednost što primljene e-mail poruke grupira prema sličnoj tematici. Tako će newslettere različitih stranica za grupnu kupovinu staviti u istu grupu, one vašeg šefa u drugu, a one vaših partnera u treću. Također, nudi i mogućnost da se u nekoliko trenutaka jednostavno odjavite s liste koju više ne želite primati.
Imate li i vi neki alat koji smatrate svojim tajnim oružjem u borbi protiv navale e-maila? Neki alat koji vam pomaže da ostanete organizirani i u svakom trenutku znate što vam se nalazi u inboxu? Podijelite ga s nama u komentarima.
Foto: screenshots
