U vremenu kada je tempo života i zahtjeve posla sve teže usklađivati, povećanje produktivnosti postaje ključni izazov. Bez obzira radite li u uredu ili od kuće, mnogi od nas traže načine kako učinkovitije iskoristiti vrijeme. Konzultantica za brendiranje poslodavca i organizacijsku kulturu, Jasna Horvat, predlaže četiri jednostavne, ali učinkovite tehnike koje svatko može primijeniti kako bi podigao svoju osobnu produktivnost na višu razinu.
To-do liste
To-do liste predstavljaju jednostavan, ali vrlo učinkovit alat za povećanje produktivnosti. Prvi razlog zašto su korisne je to što pružaju jasnu strukturu zadataka. Kada svoje obaveze imate na jednom mjestu, lakše je odrediti prioritete i usmjeriti se na ono što je zaista važno. Umjesto da pokušavate sve pamtiti u glavi, lista zadataka daje pregled i organizaciju, što smanjuje kaos i zbrku.
“Osobno koristim to-do liste još od fakulteta, ne samo jer volim osjećaj križanja sa popisa, nego i jer time lako usmjeravam fokus i određujem prioritete”, ističe Horvat.
Upravo osjećaj postignuća jedan je od najvećih prednosti to-do liste. Svaki put kad prekrižite zadatak s liste stvara se osjećaj zadovoljstva i napretka, što vas motivira da nastavite dalje. To pomaže u održavanju zamaha i potiče vas da završite još više zadataka.
To-do liste također smanjuju stres. Kada su zadaci zapisani, manje je vjerojatno da ćete nešto zaboraviti, a i osjećaj preopterećenosti je manji jer imate jasniji uvid u sve obaveze. Na taj način zadržavate kontrolu i osjećate se smirenije. Konačno, to-do liste omogućuju praćenje napretka. Pregledavajući popis, možete lako vidjeti koliko ste postigli tijekom dana ili tjedna, što vam pomaže da analizirate kako koristite svoje vrijeme. Ovaj alat može vam otkriti obrasce prokrastinacije i ukazati na načine za poboljšanje učinkovitosti.
Ukratko, to-do liste su jednostavan način da povećate svoju produktivnost, zadržite fokus i smanjite stres u svakodnevnim obavezama.
Pročitajte više: Neočekivani ključ za povećavanje produktivnosti
Eat that frog
“Jedan koncept koji mi je značajno promijenio produktivnost je ‘Eat that frog’ koji kaže da na početku dana prvo odradiš stavku koja ti je najteža ili najgora“, objašnjava Horvat.
“Eat That Frog” tehnika, popularizirana kroz istoimenu knjigu Briana Tracyja, temelji se na jednostavnom, ali moćnom konceptu: započnite dan najtežim i najvažnijim zadatkom, ili “žabom”. Ideja je da ono što često izbjegavamo i odgađamo može najviše doprinijeti našem napretku, pa bi ga trebali riješiti odmah na početku dana, dok imamo najviše energije i fokusa. Prednost ove tehnike leži u osjećaju olakšanja i postignuća. Kada najzahtjevniji zadatak riješimo odmah ujutro, ne samo da nam to daje osjećaj produktivnosti, već nas oslobađa stresa koji bi nas pratio cijeli dan ako ga odgađamo. Ostatak dana tada prolazi lakše jer je najveći teret već skinut s leđa.
“Ne mogu dovoljno nahvaliti ovaj pristup. Nakon te najteže stvari, sve ostale se odrađuju brže i s većom motivacijom”, ističe Horvat.
“Eat That Frog” tehnika pomaže u jačanju discipline i smanjenju prokrastinacije. Često se najteži zadaci tiču ključnih projekata i dugoročnih ciljeva. Kada se naviknemo odmah suočiti s njima, gradimo naviku proaktivnosti i donošenja učinkovitih odluka, umjesto da nas sitni, manje važni zadaci preplave.
Postavite ‘Do Not Disturb’ razdoblje
Najvažnija tehnika za povećanje produktivnosti koju Horvat i njezina poslovna partnerica Natalija Kordić često savjetuju i klijentima je stvaranje Do Not Disturb razdoblja u danu. To je razdoblje kada radite bez ikakvih ometanja.
“To podrazumijeva isključivanje zvuka na mobitelu (i njegovo ostavljanje na drugom kraju prostorije) te Fokus opcija na računalu (da nema pop-upova mailova i ostalih obavijesti). Često čujemo od ljudi da to koriste najviše kada rade od kuće, jer onda nema niti ulazaka kolega u ured. U tih fokusiranih 2 sata se često napravi više nego u cijelom danu punom distrakcija i sastanaka”, tvrdi Horvat.
Pročitajte više: Kad direktor postane brend: Stručnjakinja o employer brandingu malih poduzetnika
Eisenhowerova matrica
Eisenhowerova matrica, poznata i kao hitno-bitno matrica je alat za prioritiziranje zadataka koji će pomoći da bolje organizirate svoje vrijeme i usmjerite energiju na ono što je zaista važno, a ne samo na ono što izgleda hitno.
“Ona omogućava fokus na zadatke koji imaju najveći utjecaj, smanjujući gubljenje vremena na manje bitne aktivnosti koje su lažno hitne”, pojašnjava Horvat.
Matrica je podijeljena u četiri kvadranta:
- Hitno i važno – Ovdje se nalaze zadaci koji zahtijevaju vašu neposrednu pažnju jer imaju rok ili ozbiljne posljedice ako ih ne riješite na vrijeme. Ove zadatke trebate odmah riješiti.
- Važno, ali nije hitno – U ovom kvadrantu su dugoročno važni zadaci koji nemaju nužno blizak rok, poput planiranja, strateškog razmišljanja ili rada na osobnom razvoju. Ove zadatke trebate planirati i odvojiti vrijeme za njih kako biste ih proveli bez pritiska.
- Hitno, ali nije važno – Ovi zadaci traže vašu hitnu reakciju, ali ne donose značajan doprinos vašim ciljevima. U idealnom slučaju, ove zadatke možete delegirati ili ih svesti na minimum.
- Niti hitno niti važno – Ovdje spadaju aktivnosti koje često oduzimaju vrijeme, ali nemaju stvarnu vrijednost, poput beskonačnog pregledavanja društvenih mreža ili neproduktivnih sastanaka. Ove zadatke biste trebali eliminirati ili drastično ograničiti.
Kako Eisenhowerova matrica pomaže u produktivnosti? Pomaže vam da razdvojite zadatke na temelju njihove važnosti i hitnosti, čime izbjegavate da vas svakodnevni “hitni” poslovi preplave i spriječe da se bavite onim što je stvarno bitno i važno za dugoročni uspjeh. Umjesto da reagirate impulzivno na sve što dolazi, matrica potiče da donosite promišljene odluke, usmjerite pažnju na bitno i eliminirate ili delegirate nepotrebno.
Na taj način razvija se bolje upravljanje vremenom, smanjuje se stres i dugoročno se povećava produktivnost.
