Sastanci su svakodnevica u poslovnom svijetu, ali odabir pravog termina ključan je za njihovu uspješnost. Vrijeme održavanja može značajno utjecati na produktivnost, sudjelovanje i raspoloženje sudionika. U našoj LinkedIn anketi upitali smo vas koji vam je najraniji termin prvog sastanka u danu prihvatljiv. Čak 44 posto ispitanika preferira da prvi sastanak ne bude prije 9 ujutro, dok 33 posto ispitanika ne želi sastanke čak ni prije 9:30 sati. Da prvi sastanak u danu bude već u 8 ujutro nije problem za 22 posto ispitanika.
Ako želite budne i aktivne sudionike…
Prema The Wall Street Journalu “niti jedan sastanak ne izaziva toliko emocija kao onaj u 8 sati ujutro”. Napominju da je prošle godine 43% sastanaka zakazanih putem Calendlyja bilo između 14 i 18 sati, dok je samo 3% bilo između 8 i 9 sati ujutro.
Ipak, osim preranih, problem su i prekasni termini. Sastanci neposredno prije kraja radnog vremena uglavnom izazivaju nezadovoljstvo među zaposlenicima. Dok se za one sastanke koji su prerano u danu ne stignu na vrijeme pripremiti, s onima koji su na kraju radnog vremena je drugi problem – preiscrpljeni su za ‘sastančenja’.
Nakon cjelodnevnog rada, ljudi su već umorni i teško se fokusiraju, što smanjuje učinkovitost sastanka. Osim toga, produženje radnog vremena zbog kasnih sastanaka narušava ravnotežu između posla i privatnog života, što može dodatno demotivirati tim.
“Osobno nikad ne sazivam prije 9:00 i poslije 16:00 jer želim budne i aktivne učesnike. Trudim se biti obzirna i prema ljudima iz drugih vremenskih zona kad biram vrijeme sastanka – naš 9:00 Ircima je 8:00, a Kaliforniji ponoć, te ponekad nije moguće izbjeći neki ekstremni termin. Uz šareni tim iz 12 vremenskih zona prošla sam svašta – od sastanka u 6:30 ujutro, do onoga u petak u 22:00″, napisala nam je jedna čitateljica.
Pročitajte više: Kako besmislene sastanke pretvoriti u riznicu dobrih ideja?
Zakon određuje pravila o početku poslovnih sastanaka?
Zanimljivo je da su se u raspravu o terminima poslovnih sastanaka ‘upetljali’ i zakoni. Naime, postoji nešto što se zove “pravo na isključivanje”, a ono podrazumijeva da poslovni sastanci smiju početi najranije pola sata nakon početka radnog vremena i završiti pola sata prije kraja radnog vremena.
“Pravo na isključivanje” je pravo zaposlenika da ne budu na raspolaganju nakon (i prije) radnog vremena. Francuska je to uvela još 2016. godine, a slijedili su ju Španjolska, Italija, Portugal, Grčka i Irska, dok je u kolovozu ovo pravilo stupilo na snagu i u Australiji.
Od 16. studenog 2024. to će biti i zakonsko pravo Slovenaca. Prema ceelegalmatters.com, pravo na isključivanje značit će i da se “sastanci ne smiju zakazivati izvan razumnog radnog vremena (npr. počinjati pola sata nakon početka i završavati pola sata prije završetka redovnog radnog vremena); redoviti sastanci trebaju biti zakazani najmanje 48 sati unaprijed i trebaju se završiti u dogovoreno vrijeme”.
Ako se ne budu pridržavali pravila, poslodavcima prijete kazne od 1500 do 4000 eura.
Foto: Canva
