Je li efikasna online komunikacija moguća? Pitale smo čitateljice

Otkad smo prvi put masovno radili remote, vode se polemike oko toga je li efikasna online komunikacija mit ili stvarnost. Bilo da govorimo o emailu, kanalima za chat ili pak video-pozivima, pitanje je isto – mogu li ti kanali pružiti jednaku ili makar približno jednaku kvalitetu u komunikaciji kao što je ona uživo? Isto smo upitale čitateljice na našem LinkedInu. Od 405 anketiranih, njih 55% smatra da online komunikacija nije dorasla onoj uživo, dok ostali smatraju da je jednako dobra.

Bez fizičkih granica, ali i bez bliskosti

Ako ste vanjska suradnica neke tvrtke ili radite freelance, jasno je da nema svrhe očekivati da s klijentima komunicirate uživo, barem dio vremena. Bilo bi to fizički neizvedivo, a uvidom u odgovore na anketu, upravo su takve osobe sklonije reći da im online komunikacija ne predstavlja problem. Ne samo što im je važna, one su na nju i navikle. Osobe koje vode veće timove i čiji poslovi sami po sebi zahtijevaju fizičku prisutnost su, naravno, odgovorili da im online komunikacija nije dovoljna.

“Uživo imate trodimenzionalno-četverodimenzionalnu komunikaciju. Online, samo oni koji se i inače poznaju mogu održati rapport“, tako je komentirao jedan čitatelj.

Ako puno radite s ljudima iz drugih gradova, država, vremenskih zona, još jednom je jasno da će glavnina vaše komunikacije biti online. I upravo tu se krije jedna velika prednost razvoja aplikacija kao što su Zoom, Meet, Slack i drugi. Oni omogućavaju suradnju s velikim brojem ljudi bez granica koje postavlja lokacija. Freelanceri to već jako dobro znaju, a mnogi su to otkrili tek unazad nekoliko godina.

“Postoji prostor za učenje jer online komunikacija apsolutno može biti jednako učinkovita”, navela je jedna čitateljica. “Kanal nije uzrok nerazumijevanju”.

Pročitajte više: Kako biti dobra šefica na daljinu? Remote vođenje tima

Glavninu naše komunikacije čini govor tijela

Iako na prvi pogled online komunikacija može savršeno zamijeniti komunikaciju u živo, njoj nedostaje jedan jako važan element – govor tijela. Čak i kad su kamere uključene, govor tijela nije potpun, i teže je interpretirati poruku, čak i kad smo bliski s osobama s kojima komuniciramo. Sve to remeti tempo razgovora, piše Harvard Business Review.

U Women in Adria, volimo kombinirati oba sistema. No, unatoč tomu što se svemu uspijemo dogovoriti i online, i dalje je jedna stvar neupitna – uživo se dogovorimo puno brže. Par minuta postaje par sekundi, ako nekome nešto nije jasno, pojašnjenje dobije odmah, te nema zabune oko krajnje poruke jer su ton i kontekst odmah jasni.

Dodatno, komunikaciju uživo ne mogu ometati loša internetska veza ili prekid struje, a kašnjenje poruka zbog problema kod jedne osobe mogu poremetiti rad više ljudi. Kad se takve stvari događaju, radnici postaju frustrirani i preispituju sami sebe iako, često, ni za što nisu krivi.

Čak 55% naše komunikacije počiva na govoru tijela, 38% na tonu glasa, a samo 7% na onome što izgovorimo, piše Psychology Today. Koliko puta ste nečije riječi protumačili kao cinizam ili laž temeljem njihovog držanja? Sigurno puno puta. Ma koliko god efikasna online komunikacija bila, to je nešto što ne možemo nadomijestiti.

Pročitajte više: Poslovni sastanci uživo ili online – što biraju naše čitateljice?

Efikasna online komunikacija moguća je uz ove korake

I kako onda u ovom globaliziranom svijetu uspješno komunicirati na daljinu?

Za početak – nemojte je se bojati. To što je u nekoj situaciji najbolja opcija komunicirati online, ne znači da je sve “palo u vodu”. Nemojte članovima tima ili osobi s kojom komunicirate slati poruku za porukom u kojoj ih ispitujete jesu li pročitali vaš email i sl. Za time nema potrebe, a samo ćete sebe i tu osobu učiniti nervoznima, piše HBR.

Pazite i da jasno odredite pravila komunikacije. Primjerice, dogovorite se kad ćete najkasnije odgovoriti na poruke ili dogovorite neke akronime uz koje ćete manje vremena gubiti na odgovore. Primjerice, umjesto “radim na tome” upišete jednostavno “RNT” i sve je jasno.

Alate pomoću kojih komunicirate trebate pažljivo odabrati, a najbolje je da na razini cijelog tima porazgovarate o tome koji se alat kome najviše sviđa i zašto. Možda zaključite da je neki megapopularan alat za vas loša ideja. Nemojte se voditi praksama drugih tvrtki – uspostavite svoje, savjetuje Indeed. To vrijedi za email, chat i aplikacije za video-pozive.

Ne zanemarite ni cloud servise koje koristite. Važno je da ih vaš tim zna i želi koristiti.

A ako vas brine da će vaš tim biti manje blizak ako manje ili nimalo komuniciraju uživo, oslobodite nešto vremena za neobavezne razgovore. Nekoliko minuta video-poziva u kojima će ćaskati o filmovima, koncertima i namještaju vašim zaposlenicima može puno značiti. A samim time će prijelaz iz uredske u remote ili iz remote u uredsku komunikaciju biti lakši.

Foto: Canva