Moderno poslovanje podrazumijeva ne samo da ste uvijek na raspolaganju svojim klijentima, već i da činjenica da su članovi vašeg tima raštrkani diljem svijeta, neće utjecati na vaše poslovanje.
Više nije neobično da su članovi nekog tima ne samo u različitim gradovima, već i na različitim kontinentima, neki u uredu, drugi na terenu. U takvim okolnostima upravljanje timom i njihovim obavezama može biti veoma izazovno. Osim što je potrebno imati dobre programe odnosno aplikacije, treba i prilagoditi način komunikacije i rada.
Kako upravljati timom diljem svijeta
Iako svaki posao, pa tako i svaki tim, ima svoje posebnosti, nekoliko je pravila univerzalno i trebalo bi ih se pridržavati ako radite u ili upravljate timom čiji su članovi na različitim stranama svijeta.
Prije svega, treba voditi računa o komunikaciji i načinu na koji se komunicira. S obzirom na to da članovi tima nisu u istoj prostoriji postoji rizik da netko nešto krivo shvati. Stoga je nužno pažljivo birati riječi i poruku koju želite prenijeti članovima tima izgovorili ili napisati na najizravniji mogući način. Osim što ćete tako izbjeći neugodne situacije, redovita komunikacija ojačat će veze u timu i potaknuti članove tima na suradnju.
Koliko takav posao može biti izazovan najbolje zna Biljana Cerin iz tvrtke Ostendo Consulting u kojoj radi za klijente diljem svijeta. Osim što mora koordinirati s klijentima koji žive i rade u drugim vremenskim zonama, potrebno je i upravljati timom koji je raštrkan diljem svijeta.
‘U kontaktu smo svaki dan, putem Skypea, e-maila i telefona. Najviše radim s kolegama koji su u Kaliforniji, tako da nastojimo uskladiti vrijeme koje nam svima odgovara – uglavnom se za koordinacijske sastanke dogovaramo između 5 i 7 poslijepodne po našem vremenu, što je njima 8 do 10 ujutro. Naravno, ako je neki događaj kojeg moramo prokomentirati odmah, ništa nas ne sprečava da se čujemo i kasnije navečer. Mislim da biti u kontaktu s ljudima danas zaista više ne predstavlja problem’, ističe Biljana koja je stručnjakinja za IT sigurnost i upravljanje rizicima.
Odaberite pravi alat za upravljanje timom
Uz klasične alate za komunikaciju poput Skypea, e-maila i telefona, a u posljednje vrijeme i društvenih mreža poput Facebooka, Google+ ili Twittera, za uspješnu suradnju potrebni su i dodatni alati. Prije svega, mislimo na alate za razmjenu dokumenata poput Dropboxa, ali i na alate za suradnju, kao što je Google Drive ili Co-op, koji omogućavaju većem broju ljudi da komuniciraju i istovremeno rade na istom dokumentu.
Pojedini klijenti mogu imati i specifične alate koje koriste za komunikaciju ili poslovanje, a koje će možda biti potrebno koristiti i za upravljanje timom.
‘Koristim standardne alate za upravljanje projektima i izvještavanje, naše interne portale i projektne siteove te alate za razmjenu i upravljanje dokumentacijom. Pojedini klijenti imaju svoje interno razvijene alate kojima mi kao izvođači pristupamo i koristimo u izvršavanju projekata’, navodi kao primjer Biljana.
Vodite računa gdje je vaš tim
Kod timova koji su raštrkani po cijelom svijetu, veoma je važno usklađivanje i odabir pravog vremena za kontakt. Usklađivanje sastanka s ljudima koji su u različitim vremenskim zonama može biti veoma zahtjevan zadatak, ali ga je moguće izvesti kroz dogovor.
Također, važno je voditi računa i o eventualnim kulturološkim razlikama. To posebno dolazi do izražaja u timovima koji su internacionalni i u kojima se za komunikaciju koristi jezik koji nije svima materinji.
‘Vrlo je važno uspostaviti otvoren i pozitivan odnos s članovima tima na različitim stranama svijeta, prihvatiti moguće razlike u načinu komunikacije i suradnje na projektu i prilagoditi im se na način da se osigura planirano izvršavanje projektnih aktivnosti. Ukoliko dođe do bilo kakvih zastoja, na vrijeme reagirati, budući da neznatno kašnjenje može vrlo brzo prijeći u kritično s obzirom na to da je nekom članu tima već možda završio radni dan koji drugom kolegi tek počinje’, naglašava Biljana Cerin.
Prepoznajte potencijalne probleme u timu (i riješite ih)
Upravljanje timom koji se nalazi diljem svijeta zahtjeva izuzetnu organiziranost i sposobnost upravljanja, ali i diplomatske vještine. Jer, ako se ne prepozna na vrijeme, običan nesporazum može prerasti u ozbiljne trzavice među članovima tima koje će ih onemogućiti u radu.
‘Važno je da si ljudi s kojima surađujete u takvom projektu međusobno “kliknu” kao osobe, budući da je mogućnost stvarnog druženja i upoznavanja ograničena. Kao voditelju projekta bitno mi je na vrijeme primijetiti indikatore eventualnih problema u odnosu između pojedinih članova tima, te na vrijeme reagirati’, ističe Biljana Cerin.
Upravo je to ‘klikanje’ među ljudima izuzetno važno. Ako je ikako moguće, bilo bi dobro organizirati povremene sastanke tima ‘licem u lice’. Na taj ćete način omogućiti ljudima da se međusobno upoznaju, ali im dati i priliku da razgovaraju o temama koje ne moraju biti vezan za posao. Stvaranje društvenih i prijateljskih veza ojačat će tim i olakšati suradnju među članovima.
Foto:123rf
