Ljudi smo i griješimo, zar ne? Naravno, ali neke je greške potrebno svesti na minimum. Kad je riječ o poslovnoj komunikaciji, greške mogu imati dalekosežne posljedice, iako su najčešće samo jako iritantne. Popričale smo s našim članicama i doznale koje greške trebate izbjegavati kad komunicirate s kolegama putem emaila.
Ne razlikujete Reply i Reply All
U poslovnim dopisivanjima često su uključene više od dvije osobe. Recimo da vas je petero. Sad zamislite da jedna osoba umjesto Reply All stisne samo Reply. I tako se dvije osobe dopisuju, još nisu ni primijetile da ostalih nema. Jedna, tri, pet, osam poruka… A onda natrag na početak jer ostatak tima nema pojma što se zbiva.
Sjetite se koliko je naporno kad netko napravi ovu pogrešku i neka vam to bude poticaj da obratite pozornost kako odgovarate. To je tek djelić sekunde, a poštedit će vas velikih neugodnosti i problema.
Ne čitate i ne odgovarate na zadnju poruku
Žurbe ili lijenosti radi, neki će ljudi jednostavno ‘preletiti’ mailove i odgovoriti na – pogrešan. Odgovorite li na pogrešan mail, odnosno na mail koji nije kronološki zadnji u korespondenciji, stvarate jednako zbunjujuću situaciju kao u prethodno navedenoj Reply (All) situaciji. Informacije se gube, stvara se zbrka i teško je odrediti što se tu na kraju događa.
Dovodi to do jedne također vrlo naporne prakse, a to je – otvaranje novog maila. Ljudi to najčešće rade kad više nisu sigurni kako i kome slati odgovor na što. Lakše je otvoriti posve novi mail i pustiti druge da se ‘koprcaju.’ Lakše, ali ne i kolegijalno.
Pročitajte više: Kako emailom privući pozornost primatelja i dobiti odgovor?
Zamjenice i poruke bez teksta
Naizgled odvojeni, ova su dva problema povezana. Naime, oba značajno otežavaju pretraživanje mailova. Primjerice, od nekoga tražite dokument naziva Račun. Osoba vam ga pošalje, a u mailu samo napiše ‘priloženo’ ili “to je to” ili pak ništa. Sljedeći put kad vam zatreba taj dokument, bit će ga značajno teže naći nego da se njegovo ime jednostavno ponovilo u naslovu i/ili tijelu maila.
Budite precizni kad komunicirate. Mnogim je vašim kolegama inbox prepun, a search im spašava glavu.
Predugačke korespondencije
Znate onu uzrečicu kako većina sastanaka može biti email? Ponekad je obrnuto. Ponekad se jedan email pretvori u šumu njih i definitivno bi bilo lakše i brže izdvojiti nekoliko minuta za sastanak i sve riješiti. Ako vam jedan thread ima nekoliko desetaka mailova, nema sumnje da se negdje krije problem o kojemu je potrebno porazgovarati. To što nam tehnologije olakšava neke stvari, ne znači da je moramo koristiti baš uvijek. Ponekad i ona komplicira.
Ne držite se teme
Otvorite jedan thread sa svojim timom koji se tiče npr. kupnje nove opreme. I odjednom vam se pojavi poruka vezana uz obračun plaće. Ako želite promijeniti temu, makar i kratko, jednostavno pošaljite posve novi mail. Organizacija pisane komunikacije je nevjerojatno važna, a osim što je zbunjujuće, uletavanje s nevezanim temama ljude jednostavno živcira.
Pročitajte više: Mali rječnik email marketinga: Znate li što je bounce rate, CTR i CTO?
Bonus: ispravljene dokumente šaljete bez da ste uključili track changes
Kad vam netko pošalje dokument na ispravak ili vas traži da nešto dodate, stvar je poslovne kulture uključiti track changes da se vidi koje su promjene implementirane.
Ako to pak ne znate u raditi, u Wordu ovu mogućnost možete uključiti na dva načina:
- Na traci odaberite ‘Pregled,’ a zatim kliknite na ikonu ‘Evidentiraj promjene.’
- Istovremeno pritisnite tipke Ctrl+Shift+E.
Sada će vaše promjene biti vidljive svima koji otvore dokument, te će ih lakše prekontrolirati i odlučiti hoće li ih prihvatiti ili ne.
Foto: Canva
