Sastanci na poslu vječan su predmet polemika. Jesu li potrebni, je li dovoljno samo poslati email ili razmijeniti par rečenica ili je zaista potrebno okupiti veći broj ljudi na npr. pola sata?
Nema sumnje da ih je potrebno održavati, no sama organizacija, trajanje i sve drugo što okružuje sastanak mogu snažno utjecati na njegov cjelokupni ishod, a ishod sastanka utječe na radnike.
“Rijetko, kratko i jasno.”
Za mišljenje smo upitale naše članice koje su se složile da je osnovni problem sa sastancima na poslu što su često nepotrebni i predugo traju. Važno im je da sastanak ima svoju svrhu – od teme do lokacije. Nepotrebno je držati sastanak uživo ako se može jednako dobro odraditi i online.
Pročitajte više: Dnevnik jedne poduzetnice: Jesu li poslovni sastanci gubljenje vremena?
“Meni ih je preko glave. Rijetko, kratko i jasno,” izrazila se poduzetnica Katarina Boban Filipančić i dodala kako sastanke preferira online zbog uštede na benzinu i troškovima parkinga, a i ne mora se posebno uređivati.
“U mom poslu su bolji sastanci uživo, ali trajanje treba rezati. I sastanak treba trajati pola sata maksimalno,” podijelila je s nama vlasnica agencije za nekretnine Mateja Bogdanić. Iznimku bi napravila za radne sastanke na kojemu je potrebno obraditi konkretne teme, no više od tri sastanka na dan joj je previše.
Njihove tvrdnje svakako potvrđuju rezultati istraživanja s početka ove godine. Kako prenosi Harvard Business Review, u otprilike 70% slučajeva radnici će zbog sastanaka odraditi manju količinu zadataka. Isto tako, sastanci koji nemaju svrhu i rezultat negativno utječu na fizičku i mentalnu dobrobit radnika.
Dodatno, čak 92% radnika je izjavilo kako sastanke smatra skupima i neproduktivnima.
Općenito, postoji sloga da je sastanke potrebno organizirati tako da se ne gubi previše vremena koje bi se moglo utrošiti na konkretan rad.
Pročitajte više: Dvije stvari koje trebate prestati raditi na sastancima
Zašto je sastanak uopće sazvan?
Svi su se barem jednom našli na sastanku nakon kojeg su se zapitali: “Zašto sam ja bila tamo?” Pogotovo je to točno kad nekolicina ljudi priča, a vi samo sjedite i na kraju kažete dvije rečenice. Pitate se zašto ste uopće bili pozvani kad ste toliko toga mogli napraviti.
Arhitektica Helena Alfirević mišljenja je da su mnogi sastanci na poslu zaista nepotrebni, ali i kako su inicijalni sastanci vrlo bitni kad je potrebno definirati ciljeve projekta ili aktivnosti.
“Danas se puno toga može brže riješiti zahvaljujući tehnologiji,” govori nam. Uz aplikacije kao što su Zoom, WhatsApp, pa i već standardni mail i telefonski razgovor, potreba za organiziranjem sastanaka uživo je manja.
Prebacivanje kratkih dnevnih sastanka na aplikacije kao što su Slack u kojima će djelatnici sami napisati na čemu trenutno rade puno je jednostavnija opcija nego prekidanje njihovog rada kako bi slušali na čemu trenutno rade – drugi.
“Treba znati voditi sastanak da bude ljudski, a opet poslovan i operativan,” dodaje Bogdanić. “Na kraju treba izvući zaključke ili zadatke za sudionike da se zna što smo postigli sastankom. Jako puno sastanaka kao da nema svrhu, traju predugo i na kraju nikome nije jasno što treba. Treba rezati čim smo sve bitno rekli i nitko nema više pitanja.”
Foto: Canva / Katarina Boban Filipančić, privatna arhiva / Mateja Bogdanić, privatna arhiva / LinkedIn Helena Alfirević
