Radite od doma i osjećate kao da nijedan virtualni sastanak s kolegama ne dovodi do željenog cilja? Možda ne dolazi do interakcije na koju ste navikli u konferencijskoj sobi ureda, a vi ne znate razlog tome? Kako povećati efikasnost online sastanaka za sveukupno zadovoljstvo? Donosimo 14 savjeta za organizaciju koji će vaše sastanke učiniti boljima i produktivnima.
Priprema
Ovisno o tipu uređenja poslovanja, pošaljite zaposlenicima poziv na sastanak nekoliko dana ranije. Ako postoji mogućnost da se on postavi u zajednički kalendar s podsjetnikom, teško će netko propustiti sudjelovanje.
Onima koji su primili poziv na sastanak, “barem dan prije njegova održavanja pošaljite agendu“,preporuča iskusna menadžerica Elmira Majerić, gdje se točno vidi o čemu će se i kojim redoslijedom govoriti. Tako će kolege doći pripremljene i s konkretnim inputima, znat će kad je čiji red za prezentiranje, a agenda bi trebala uključivati i popis zaduženja za svaku od osoba. Oni se mogu mijenjati svakim novim sastankom, a osnovne uloge su voditelj sastanka ili moderator, tehnička podrška (ako dođe do poteškoće), zapisničar, a zgodan dodatak je i zaduženje gdje osoba javno opominje kršenje unaprijed određenih pravila sastanka.
Pročitajte više: Kako preživjeti online sastanke u “novom normalnom“?
Pozor
Sastanak održite na platformi koja je svima dostupna i jednostavna za korištenje. Kao napomenu u pozivu za sastanak napišite kako lijepo molite sve sudionike da prije početka provjere povezanost na internetsku mrežu i otklone eventualne tehničke poteškoće. Ovo će minimizirati mogućnost smrzavanja ekrana ili izbacivanje govornika iz sastanka usred rečenice. Neka jedno od pravila bude i obavezno korištenje stolnog ili prijenosnog računala pri sudjelovanju. Manja je vjerojatnost stalnog iskakanja notifikacija koje bi mogle omesti, savjetuje Fellow. Pozor je bitna stavka svakog sastanka, bio on uživo ili online. Potpunu pozornost sudionici bi trebali dati sastanku, ne slušati ga u pozadini i javiti se na spomen vlastita imena. Ne žive svi sami, neki imaju obitelj i djecu, pa može biti izazovno pronaći tiho i mirno mjesto za slušanje sastanka. Neka to bude imperativ, jer bi suprotno moglo ometati sve sudionike, ne samo onog koji je fizički u tome prostoru.
Pročitajte više: Alati za online sastanke koji će vam olakšati život: 7 opcija koje mogu zamijeniti Zoom i Skype
Sad
Posljednji korak odnosi se na sastanak. Iako radite od kuće, odjenite se poslovno i time dajte primjer ostalim sudionicima. Neka pozadina bude neutralna, kako ne bi omela druge i u njima potpalila znatiželju da čita naslove knjiga na polici iza vas. Pokažite kako ozbiljno shvaćate sastanak i kolege. Na početku pozdravite svakog prisutnog, dajući im na važnosti, jer njihova prezenca nije samo vidljiva, već i cijenjena. Tako će oni imati volju biti aktivni tijekom sastanka. Pravila kojih bi se svaki sudionik sastanka trebao pridržavati, objašnjava Majerić, je da je kamera on u svakom trenu, dok je mikrofon off tijekom nečijeg prezentiranja. Ako se netko želi uključiti u raspravu ili dati input, neka koristi opciju raise hand. Time će voditelju sastanka dati do znanja da želi da mu prepusti riječ.
Ono što su svi voditelji virtualnih sastanaka naveli kao bitno je ocjena sastanka, evaluacija. Time se dobiva krucijalan feedback koji doprinosti boljem i efikasnijem online sastanku u budućnosti. Ako odvojite vrijeme da slijedite sve gore navedene smjernice, virtualni će vam sastanci biti produktivni, a vjerojatno čak i zabavni.
Foto: Canva
