Oganj je zagrebačka tvrtka koja se bavi najmom printera i multifunkcijskih uređaja, a poznata je i po činjenici da dugi niz godina surađuje sa tehnološkim partnerom Canonom. Da pomaže raznim društvima s papirologijom već se zna, no da istovremeno pomaže i da se njihovi korisnici riješe papirologije – to tek rijetki znaju. Ne radi se ovdje čak ni o upoznatosti s ponudom, nego o razumijevanju inovativnih rješenja u koja je Hrvatska tek zakoračila. Upravo u tome se krije specijalnost Ognja – obuhvaća različita područja i nudi kvalitetna rješenja za svaki segment kreiranja, arhiviranja i upravljanja dokumentacijom i informacijama unutar društva.
Trideset godina uspjeha
“Oganj i ja smo skoro jednako stari,“ ističe vlasnica Ana Škeva Boiko koja je zajedno s njim proslavila 31. rođendan. Oganj se unutar tri desetljeća rada etablirao kao utjecajan poslovni partner s impresivnom referentnom listom. Iako je počeo s radom 90-ih godina prošlog stoljeća, kada se nisu koristile tehnologije bez kojih danas ništa ne funkcionira, Oganj je već tad krenuo putem tehnologije – Anin je otac predosjetio u kojem ćemo se smjeru kretati u budućnosti.
Pročitajte više: Ana Škeva s 28 godina preuzela obiteljsku tvrtku Oganj i uspješno nastavila njezin rast i razvoj
Jabuka ne pada daleko od stabla
Nasljedujući dobro uhodanu stazu svog oca, Ana zajedno sa svojim timom nastavlja osluškivati oko sebe i razumjeti što bi budućnost mogla donijeti. Stoga već prije nekoliko godina kreću u smjeru DMS-a – Document Management System-a, rješenja za upravljanje dokumentima unutar organizacije. Takva rješenja su do prije nekoliko godina uglavnom tražile velike korporacije, no danas su česta i kod mikro, malih i srednjih društava koja na taj način nastoje podići kvalitetu poslovanja. U tom nastojanju ih pokreće želja za što većom produktivnošću i fleksibilnošću te svijest da je potraga za informacijom ili dokumentom uzaludno potrošeno vrijeme.
Nažalost, mnogi su tek u pandemiji otkrili mogućnosti i važnost digitaliziranog ureda.
„DMS je rješenje koje svaki agilni subjekt mora imati, jednako kao što treba imati i neki ERP program,“ ističe Ana. „Takvo rješenje primjerice prati i upravlja dokumentima unutar tvrtke, radi verifikaciju ulaznih i izlaznih računa, prati ulaznu i izlaznu poštu, evidencije godišnjih odmora, radnog vremena, putnih nalog, contract management te je odlična baza za razne izvještaje.“
Smisao DMS-a je ostvariti paperless office, nastavlja Ana, odnosno, prebaciti ‘papirologiju’ u digitalni svijet. „To je cilj, ali je i nedostižno sve dok imamo birokraciju. Iako smo svjedočili pomaku po pitanju digitalizacije i dalje postoji velik dio ustanova koje zahtijevaju dokumente tiskane na papiru.“Zbog toga je Ana Škeva Boiko zadovoljna što je Oganj uspio ujediniti to dvoje – ‘paper’ i ‘paperless office’, nudeći svojim klijentima optimalna rješenja kreirana za njihove potrebe koristeći suvremenu opremu i pripadajuće programske solucije.
Pročitajte više: Što je DMS i zašto može pomoći vašem poslovanju?
Plus i minus ne daju uvijek nulu – nekad daju pogled u budućnost
U cijeloj se priči nameće pitanje odakle timu Ognja, s Anom na čelu, ideja da se udalje od printanja (koje im je temeljna djelatnost) i približe elektronskom dokumentiranju (koje prijeti izgurati printanje iz biznisa), Ana kaže kako je to zapravo bio sasvim logičan poslovni korak. „Kad si dugo u poslu, kad proizvodite dokumente i živite od toga, onda razumijete i sve interne procese nekog poslovanja. Mi se vodimo time da nudimo kvalitetu i pouzdanost i trudimo se biti sveobuhvatni: pobrinuti se za ulaznu i izlaznu dokumentaciju.“
DMS kao djelatnost, Ana je zajedno sa svojim timom počela razvijati nakon što se uvjerila da se zaista radi o dobrom rješenju koje polučuje dobre rezultate u području radnih sati. Pokazalo se da DMS uštedi 10 radnih sati po radniku u mjesec dana.
„Sustavno smo krenuli proučavati procese u tvrtki i krenuli smo u to prvo za svoje potrebe. Sa svakim takvim projektom vi rastete, a kad kažete da ste uštedjeli 10 sati mjesečno po radniku, dobar je to osjećaj. Naravno, u sili pandemije porasla je potražnja za takvim rješenjima. Nestašica čipova, izazovi s dostavom robe, to utječe na različite industrije i djelatnosti pa tako i na nas. Prošle godina je bila iznimno izazovna jer je na trenutak sve stalo. A mi smo ipak prošlu godinu završili uspješno, unatoč brojnim ograničenjima.“
Digitalizacija je pogurana pandemijom, ali je proces tek započeo
U tome je važnu ulogu odigrala upravo digitalizacija. S obzirom na to da su se u vrlo kratkom vremenu mnoge tvrtke prebacile na rad od kuće i komunikaciju različitim digitalnim platformama, osim posla i komunikacije, krenulo se razmišljati što sve još može biti u digitalnom svijetu. Postalo je važnije imati sve dokumente lako dostupne i dobro organizirane u cloudu nego ih printati i spremati u registratore. Ipak, ističe naša sugovornica, to što se dogodio pomak ne znači da su sva poslovanja sad digitalizirana. Digitalizacija je proces koji nije moguće realizirati samo tako.
“Ljudi misle da se mogu preko noći digitalizirati, a zapravo je to proces koji traje. Zahtjeva veliku želju za promjenom, posvećenost cilju i kontinuiranu želju sa usavršavanje. Ja bih rekla da se u godinu dana može dosta toga napraviti, a u narednih 2-3 godine kompletno poslovanje se može postaviti na uisitnu reprezentativnu razinu.”
Ni uvođenje DMS-a nije moguće naglo i bez pripreme. Ako želite to napraviti pravilno i ispravno, govori Ana, ako želite da stvari budu dobro posložene i da funkcioniraju, trebate pomoć stručnjaka koji će kvalitetno odraditi posao. A i onda ne možete očekivati da će sve proraditi unutar mjesec dana. Kao i obično, uvođenje novog sustava ne uključuje samo tehnički dio, već i edukaciju, odnosno pripremu zaposlenika na korištenje novog sustava i kvalitetan rad uz njega.
Polu-rješenja nisu opcija
„Izazov sa kojim se često srećemo u praksi je objasniti ljudima što je to DMS i od kakvih je funkcionlansoti DMS sačinjen. Često srećemo da se miješaju kruške i jabuke, nude neka polu-rješenja koja su u najboljem slučaju samo digitalne arhive. I to je u redu, nekima i takva rješenja funkcioniraju, ali trebalo bi poraditi na svijesti što se danas sve može postići uz određenu tehnologiju i kakav to utjecaj ima na društvo. Netko će reći da ima ERP, a primjerice radi račune u Wordu. Osobno mislim da to nije dobro, da treba dosta uložiti vremena u fazu kada istražujete opcije koje tržište nudi. U vrlo kratkom vremenu će biti jasno da DMS nije čak ni luksuz nego potreba.“
Klijenti Ognja pretežno su poduzetnici koji snažno ulaze u novo digitalno okruženje, dok javni sektor još uvijek nažalost ima poprilično ograničena sredstva za takve investicije.
„Stručnjaci nisu trošak nego investicija. Isto vrijedi i za Document Management. To je investicija za koju u praski svjedočimo da se isplati vrlo često i brže od planiranog“
Pročitajte više: Vlasnica tvrtke koja se bavi učilima za robotiku u Hrvatskoj: Korona je smao jedna od kriza
Klijenti su najvažniji dio poslovanja
U svakom aspektu svog poslovanja, Oganj na prvom mjestu razmišlja o klijentima i potrebama koje bi oni mogli imati. „Prilagođavamo se klijentima. Volimo e-račune, a ako treba tiskano, tiskamo i šaljemo. Osim što je to potrebno, mislim da je to i korektno. Neki ljudi nisu naviknuti na e-mail, internet i tehnologiju uopće, a neki jednostavno vole knjige, vole papir. Ima različitih ljudi i različitih poslovanja, treba to imati na umu.“
S klijentima održava komunikaciju na različite načine, a najdraži joj je, ipak, osobni kontakt.
„Mi volimo obići korisnike, imamo dane otvorenih vrata, domjenke i sastanke – volimo osobni kontakt. Volimo se susreti s njima i dati im mogućnost da sami vide čime se bavimo. Osim toga, dio komunikacije se odvija e-mailom i telefonski.“
Iako DMS ne ovisi nužno o internetu, postoje drugi dijelovi poslovanja koji bez stabilne veze ne mogu funkcionirati. „Bez interneta kod nas je kaos, prava noćna mora. Ne možemo našim korisnicma pružati kvalitetnu usluga.“
Online komunikacija je važan dio i odnosa koji gradi sa zaposlenicima. U komunikaciju nastoji imati prilično jasan i transparentan pristup. Smatra kako se uz pomoć DMS-a, koji odrađuje administrativni dio ljudskih resursa, radi o prilično dobrom dizajnu ljudskih resursa.
„Od zaposlenih očekuje transparentnost i odanost. S time da odanost ne mora značiti da će biti vječno vezan uz Oganj ili da će raditi do smrti, nego da nije jednom nogom tu, a drugom negdje drugdje. Volim ljude koji vole kontinuirano raditi na sebi. Volim entuzijazam mladih ljudi, ali i iskustvo starijih.“
‘To nigdje ne piše, nitko nas ne priprema za to’
Ana je završila MBA iz marketinga, ali najveća strast joj je ipak Oganj, u kojem je već više od 10 godina, odnosno 6 godina otkako ga je preuzela. Na početku je to bilo vrlo emotivno razdoblje za nju jer je u isto vrijeme izgubila oca i naglo morala preuzeti tvrtku, tvrtku kojoj su zli jezici naviještali propast nakon smrti vlasnika. S vremenom je postalo jasno da se enorman trud nalazio iza uspjeha. „Jedna posebna energija se stvara u izazovima. S druge strane, važno je da se ne bojimo promjena – bitno je da radimo ono što volimo.“
Ono što joj je posebno važno je što ima mogućnost svojom pričom pokazati kako tranzicija obiteljskog poduzeća ne mora uvijek biti školski primjer. Samu ju je pogodilo to što je uvijek mislila da će biti kao u udžbeniku – ona će uz oca raditi i učiti, onda će otac otići u mirovinu, ali ostati sa strane kao mentor ili savjetnik. „Nitko ne govori o mogućnost da se dogodi nešto i da otac naglo ode. Nitko nas ne priprema za takvo što. Zato sam ja sretna kada imam priliku podijeliti svoju priču koja nije baš školski primjer.“
Nije uvijek planirala cijelo vrijeme provesti u tvrtki. Te godine kad je otac umro, prihvatila je posao u inozemstvu, pripremala je papire i već tražila smještaj. Njena želja je bila otići na nekoliko godina, skupiti iskustvo i onda se vratiti u obiteljsko poduzeće. No, tragičan slučaj sve je promijenio, odustala je od toga i ostala gdje je bila najpotrebnija – u Ognju.
„Kaže se da poduzetništvo ne poznaje ni sreću ni tugu. Nemaš vremena ni slaviti ni plakati, uvijek moraš nešto raditi.“
Pročitajte više: Što kada je poduzetnički put idealan, a u pozadini se odvijaju prave tragedije? Natalija Pekić ispričala nam je jednu takvu priču
Kako raste ona, raste i poslovanje
Poduzetništvo za Anu nije posao nego stil života u kojem imaš slobodu i autonomiju, a vrijeme možeš organizirati na različite načine. Tako je, primjerice, uspjela organizirati vrijeme tako da bude s djetetom, a ipak prisutna u tvrtki, što je ostvarila upravo uz pomoć DMS-a.
„Meni je priprema bila to što sam to gledala od malih nogu, ali mislim da se ne možete zapravo pripremiti na to sve dok niste u tim cipelama. Oganj i ja smo skoro isto stari, u jednom periodu života sam ga promatrala kroz igru – radila sam si vizitke i žigove i igrala se u tatinom uredu.“
Bio je to sretan period za nju koji ju je približio poslovanju na drugačiji način – kroz oči djeteta. U igri je rasla i njena ljubav za Oganj, a sasvim je sigurno da su tada uspostavljene i mnoge vrijednosti koje danas njeguje.
„Bitno je okružiti se ljudima s kojima dijelite iste vrijednosti, da vizija nije nešto što će visiti na stranici nego što treba živjeti. Važno je znati da poduzetnik nije Superman i ako u nečemu niste dobri – tražite savjet stručnjaka.“
Tekst pripremljen u suradnji s A1 Hrvatska.
