Većina zaposlenika ne voli provoditi vrijeme šaljući i čitajući e-mailove i to je jedan od zadataka na koji se najviše žale. Problem, međutim, nije u samom alatu, već u načinu na koji ga koristimo, prema Cal Newportu, autoru nove knjige “Svijet bez pošte: Promišljanje rada u svijetu komunikacijskog preopterećenja”.
Pročitajte više: Kako se nositi s nepristojnim poslovnim e-mailovima?
E-mail poruke kao katastrofa za produktivnost
Zastrašuje vas količina vremena koje provodite u e-mailu? “E-mail je zapravo stvorio katastrofu za produktivnost”, rekao je Newport. “Čini nas jadnima i stvara pozadinsku tjeskobu koju jednostavno prihvaćamo kao nužni dio svog profesionalnog života.”
Međutim, je li to doista neizbježno? Newport kaže da nije. Zašto je toliko teško biti koncentriran dulje vrijeme bez prekida? Dio problema je što ljudi previše provjeravaju e-mail. Ovom načinu rada nedostaje vrijednost. Uostalom, tko kaže da je e-mail neophodan alat u poslovnom svijetu?
Zašto e-mail nije uvijek učinkovit?
Problem kod e-maila je pristup radu kojeg Newport naziva “hiperaktivnim umom košnice”, a koji je sličan “tekućem razgovoru” kakvog pružaju alati za digitalnu komunikaciju i društvene mreže.
“E-mail kao način koordinacije rada uključuje nestrukturirane poruke. Problem je u tome što se e-mail kao službeni način rada razvio slučajno. Nitko nije mislio da je to dobra ideja. Nabasali smo na e-mail, zaglibili u takav način rada i stagnirali.”
Jednom kada shvatite da je problem temeljni tijek rada i organizacija, sve će se promijeniti, kaže Newport.
Pokušavate li bolje organizirati svoje poruke ili stvoriti bolje navike i uhvatiti se u koštac s normama o rokovima predaje, temama i kraćim porukama – bit ćete na tragu rješavanja nelagode oko pomisli na e-mail. Morate se bolje organizirati i promijeniti tijek rada. Razmislite o hiperaktivnom umu i zamijenite ga drugim načinom rada koji će promijeniti opseg problema.
Izađite iz inbox-a
Da biste smanjili vrijeme provedeno u e-mailu, definirajte što točno trebate napraviti. Pokušajte čim konkretnije odgovarati na mailove kako biste izbjegli prečesto pristizanje i odgovaranje na poruke. Osim toga, ako ste vi ti koji postavljate neko pitanje, pokušajte prije toga sami doći do odgovora i izbjeći nepotrebno dopisivanje.
Pročitajte više: Primate puno e-mailova? Prestanite odgovarati na njih!
Osim toga, možete stvoriti automatizirane sustave na predvidljive poruke kojima ćete odgovarati bez da gubite nepotrebno vrijeme na ponovno pisanje poruka.
U konačnici, najbolji način rješavanja problema s e-mailom je u organizaciji i u procesima obrade.
“Ne možete kontrolirati tuđe e-mailove, ali možete smanjiti vrijeme dopisivanja izbjegavajući nepotrebne poruke.”
Kada uklonite mailove u procesima u kojima vam usporavaju i koče tijek rada, možete iskoristiti njegov najbolji potencijal: distribuciju podataka.
Pročitajte više: 3 pravila efikasnog upravljanja e-mailom: Što učiniti kad vam je inbox prepun?
“E-mail je prikladna verzija staromodnog poštanskog sandučića”, kaže on. „To može biti dobar način za dijeljenje najava i informacija – kad god šaljete informacije, a ne dopisujete se. E-mail se na to mora ponovno vratiti”, zaključio je Newport, piše Fast Company.
