Jeste li znali da prosječni zaposlenik koji radi od kuće u pravilu potroši dva sata dnevno otvarajući i odgovarajući na mailove koji nisu ni vezani za njegov posao? Ovo su 3 pravila efikasnog upravljanja e-mailom koja će vam pomoći da poboljšate produktivnost.
Inc. prenosi da je u 2019. godini istraživanje pokazalo da prosječni radnik dnevno šalje i prima 126 e-mailova. Taj je broj sigurno porastao u ovoj godini gdje većina radne snage zbog pandemije koronavirusa još uvijek radi od kuće.
Zajedno sa studijom koja je pokazala da prosječni zaposlenik u uredu provede više od dva sata čitajući i odgovarajući na prosječno 200 mailova dnevno, od kojih većina nije uopće relevantna za njegov posao, jasno je da bavljenje e-emailom može biti veliko rasipanje vremena i produktivnosti.
Pročitajte više: Ashton Kutcher otkrio genijalnu strategiju kako izaći na kraj s brojnim e-mailovima
Pravila upravljanja e-mailom
S obzirom na to da mnogi od nas još uvijek rade kod kuće, a ne u uredu, oslanjamo se uglavnom na e-mailove za dogovaranje sastanaka te pružanje povratnih informacija. Kako onda učinkovito upravljati e-mailom i poboljšati produktivnost dok radimo od kuće?
Ne gubite vrijeme dogovarajući sastanke
Jeste li znali da je u prosjeku potrebno osam e-mailova da biste zakazali sastanak? Istraživanja su pokazala da bismo se trebali prestati oslanjati na ovu zastarjelu metodu. Umjesto toga, preporučuje se korištenje pametnih alata koji sami predlažu vrijeme sastanka na temelju naše dostupnosti u stvarnom vremenu.
Danas postoji mnogo različitih alata za dogovaranje sastanaka i termina koji na učinkoviti te brz način mogu olakšati organizaciju svih događaja kojemu treba prisustvovati veći broj ljudi.
Pročitajte više: Primate puno e-mailova? Prestanite odgovarati na njih!
Omogućavaju organizatorima da ponude termine za neki sastanak ili drugi događaj, a sve što sudionici trebaju napraviti jest označiti koji od ponuđenih termina im najviše odgovara. Nakon što svi sudionici odgovore na termine, alati na temelju njihovih odgovora nude najbolji mogući termin.
Preuzmite kontrolu nad ulaznom poštom
Lako je postati žrtvom zamke ulazne e-mail pošte i izgubiti iz vida svoj popis obveza. Da biste to izbjegli, preporučuje se postavljanje podsjetnika za važne sastanke, rokove i datume, ali i arhiviranje poruka koje ne trebaju vašu trenutnu pažnju.
Upotreba tehnologije e-maila pomoći će u prepoznavanju važnih elektroničkih adresa i vraćanju nebitnih e-mailova u pristiglu poštu. I na kraju, ne bi bilo loše da razmislite o upotrebi pametnog alata za “pauziranje” pristigle pošte kada radite u zadanom roku kako biste spriječili ometanje.
Sami sebi postavite podsjetnike
Jedan od najboljih načina da ostanete produktivni prilikom rada od kuće jest planiranje unaprijed svega što možete. Sami sebi postavite podsjetnike koji će vas na kraju dana podsjetiti na obaveze koje ste eventualno zaboravili ili koje imate na rasporedu sutradan. Ova je tehnika posebno učinkovita ako imate dnevnu to-do listu zadataka te vam olakšati njihovo izvršavanje.
Foto: Pexels/Ivan Samkov
